8.3.2 - Incassi/pagamenti (Menù Operazioni Giornaliere)

 

È la procedura guidata per la generazione degli incassi e dei pagamenti.

 

Ritenuta del 10% sui pagamenti effettuati con bonifico (la ritenuta è stata abbassata al 4% dall'art. 23, comma 8, del D.L. 98/2011)

Sui pagamenti effettuati con bonifico bancario previsti dall’art. 25 del DL 78/2010 (necessari nei casi di ristrutturazioni edilizie, interventi per il risparmio energetico degli edifici e per i pagamenti effettuati da imprese nei confronti dei condomini) viene applicata, dalle banche o dalla posta, una ritenuta d’acconto del 10%.

Se viene utilizzata in prima nota la causale FTRB per registrare la fattura e indicare la ritenuta, la gestione è automatica e non occorre intervenire nella procedura di incasso. La causale FTRB (con la barratura “Ritenuta su bonifici” nella tabella causali) è necessaria per utilizzare come conto di ritenuta un conto specifico, da indicare nei parametri aziendali, sezione “Partite”, nel campo “Ritenute su bonifici”.

Se la ritenuta del 10% non è stata indicata in prima nota, o per la registrazione non è stata prevista una causale con la gestione delle ritenute, consigliamo, nella procedura di incasso, di imputare la differenza come residuo "abbuono", e indicare come conto, il conto 1880000220 Erario c/ ritenute subite su bonifici.

 

Incasso/pagamento di fatture con IVA a esigibilità differita

Per l'incasso o il pagamento di fatture con IVA a esigibilità differita è possibile chiudere contemporaneamente solo rate dello stesso soggetto.

Selezionando le opzioni “Una registrazione per ogni partita” o “Una registrazione per ogni data scadenza rata”, è possibile chiudere più partite contemporaneamente, anche se con registrazioni distinte.

Nella registrazione di incasso o pagamento sarà effettuato anche il giroconto dell'IVA.

 

Incasso/pagamento per imprese e professionisti con registri IVA integrati

In questo caso non è possibile chiudere contemporaneamente rate di partite diverse, in quanto la registrazione inserisce in prima nota i dati IVA ed occorre evitare di accorpare registrazioni che vanno stampate su registri diversi.

Selezionando le opzioni “Una registrazione per ogni partita” o “Una registrazione per ogni data scadenza rata”, è possibile chiudere più partite contemporaneamente, anche se con registrazioni distinte.

 

Pagamento di fatture con ritenuta

Con il pagamento delle fatture ricevute la ritenuta viene registrata in prima nota. Nel caso in cui la ritenuta sia pagata direttamente dal fornitore, per non registrare la ritenuta con la prima nota del pagamento occorre barrare “Pagamento fattura senza ritenuta” nel Piano dei conti dell’azienda, in corrispondenza del fornitore.

 

Procedura per effettuare la compensazione tra fatture e note di credito di pari importo

La compensazione non è gestita tra fatture e note di credito con Iva a esigibilità differita, anche con importo diverso.

 

 

FILTRI (facoltativi)

È possibile ridurre le rate visualizzate indicando alcuni filtri.

Non occorre compilare tutti i campi.

 

Codice attività

Selezionare l'attività contabile.

 

Data iniziale, data finale

Indicare le date entro le quali cade la scadenza della rata.

 

Clienti/Fornitori, solo Fornitori, solo Clienti

Indicare se visualizzare le rate relative a fornitori, clienti, o entrambi.

 

Chiusura abbuoni: seleziona rate fino a Euro

Barrare la casella per visualizzare solo le rate con un importo non superiore all’ammontare specificato nel campo successivo. Le rate selezionate verranno registrate come abbuoni.

Nei parametri aziendali dell’azienda compilare i campi relativi agli abbuoni sia per le causali contabili che per i conti; gli stessi verranno proposti dalla funzione “Incassi/Pagamenti” nella videata “Registrazioni”.

 

 

 

IMPOSTAZIONI PER REGISTRAZIONI IN PRIMA NOTA

 

L'impostazione predefinita si può indicare nei parametri aziendali, nella sezione "Gestione partite", nel campo "Tipo registrazioni in Prima Nota".

 

Una registrazione per tipo (Incasso, pagamento, Insoluto)

Barrare la casella per registrare le rate selezionate in un’unica prima nota per ogni tipologia di partita.

 

Una registrazione per ogni partita

Barrare la casella per effettuare una registrazione in Prima Nota per ogni rata, le rate che fanno parte della stessa partita vengono accordate.

 

Una registrazione per ogni data scadenza rata

Barrare la casella per effettuare una sola registrazione in Prima Nota per le rate cha hanno la stessa data di scadenza.

 

Registrazione unica per tutte le rate

Barrare la casella per registrare in un’unica prima nota tutti gli incassi e i pagamenti selezionati.

Sarà registrato un incasso o un pagamento rispettivamente se la compensazione fra tutte le rate darà origine ad un incasso o a un pagamento.

 

 

 

SELEZIONE PARTITE -  ELENCO PARTITE

Sono visualizzate tutte le rate che rispondono ai criteri di ricerca indicati nella sezione "Filtri".

Sono visualizzate tutte le rate che rispondono ai criteri di ricerca indicati nella sezione "Filtri".  Le rate selezionate vengono evidenziate e appaiono in grassetto.

 

Ricerca delle rate

Per l'ordinamento, lo spostamento, il raggruppamento e la ricerca personalizzata delle rate consultare il manuale al paragrafo 4.1 - Attivazione e operazioni di ricerca sulle videate.

 

Da incassare/pagare (ALT D)

Selezionare per la visualizzazione delle rate con stato "Da incassare/pagare" nelle partite. Alla fine della procedura le rate selezionate nelle partite avranno lo stato "Incassata/pagata".

 

Insoluti (ALT N)

Selezionare per la visualizzazione delle rate attive con stato "Incassata/pagata" nelle partite. Alla fine della procedura le rate selezionate nelle partite avranno lo stato "Insoluto".

 

Tutte le rate (ALT U)

Selezionare per la visualizzazione delle rate con stato "Da incassare/pagare" e delle rate attive con stato "Incassata/pagata".

 

Visualizza partita (ALT P)

Selezionare per visualizzare la partita della rata evidenziata.

 

I dati delle singole rate sono riportati dalle partite.

 

Att.

Attività contabile

 

Data

Scadenza della rata

 

Sigla

Codice del cliente/fornitore.

 

Rag. Soc.

Ragione sociale del cliente/fornitore

 

Dare/Avere

Importo della rata

 

Tipo partita

 

Tipo rata

 

IVA diff.

Indica se la rata fa riferimento a una fattura con IVA a esigibilità differita.

 

Rif. 770

Indica il riferimento a dati 770 eventualmente collegati alla rata.

 

 

 

PAGAMENTI

In questa sezione vengono mostrate tutte le rate da pagare.

 

Scadenza

Scadenza della rata indicata in partita.

Se viene indicata una diversa data di registrazione, la data di scadenza viene automaticamente aggiornata nella partita.

 

Ragione sociale

Soggetto creditore

 

Da pagare

Importo della rata.

 

Pag. (netto rit.)

Campo attivo solo se la rata fa riferimento a una fattura ricevuta con ritenuta, con contributi Inps, Inail, Enasarco, registrati nei dati 770.

Da compilare in caso di pagamento parziale, indicando il pagamento al netto di ritenuta.

 

Pagamento parziale

Per esempio, si consideri il caso di una rata da pagare di 1.200 euro, di cui da pagare effettivamente 1.000 euro, in quanto 200 euro costituiscono ritenuta d’acconto. Vengono pagati effettivamente 500 euro, sui quali è stata applicata una ritenuta di 100 euro.

Nel campo va indicata la cifra di 500 euro.

Il successivo campo “Pagato”, proposto in automatico, riporta il pagamento al lordo di ritenuta, quindi la cifra di 600 euro.

 

Pagamento totale

Se la rata di 1.200 euro viene pagata totalmente, anche se il pagamento effettivo al netto di ritenuta è di 1.000, non occorre indicare nulla nel campo “Pag. (netto rit.)”.

 

Fatture ricevute senza dati 770

Il campo “Inc. (netto rit.)” non è attivo. Se viene incassato un importo parziale, l’importo deve essere indicato nel successivo campo “Incassato”.

 

Pagato

Importo effettivamente pagato. Se differisce dall'importo della rata occorre inserire l'importo pagato.

 

Residuo

Differenza tra l'importo da pagare e l'importo effettivamente pagato.

 

Utilizzo residuo

Se è presente un residuo indicare:

È possibile indicare nei Parametri aziendali dell’azienda, sezione “Gestione partite”, come utilizzare il residuo delle rate pagate parzialmente; compilare il campo “Utilizzo residuo per rate con incasso/pagamento parziale” indicando i valori “Abbuono”, “Abbuono fino a Euro” o “Nuova rata”.

 

Data nuova rata

Indicare la data della nuova rata se come utilizzo del residuo è stato indicato "Nuova rata". Se non viene indicata una data, la nuova rata nella partita sarà inserita senza data.

 

Note

Note da riportare nel rigo contabile del soggetto creditore e in tutti gli altri righi diversi dai seguenti: Conto registrazione, Conto abbuono attivo, Conto abbuono passivo e Importo spese incasso/pagamento, in quanto tali righi dispongono di note proprie.

 

 

 

INCASSI

In questa sezione vengono mostrate tutte le rate da incassare.

 

Scadenza

Scadenza della rata indicata in partita. Se viene indicata una diversa data di registrazione, la data di scadenza viene automaticamente aggiornata nella partita.

 

Ragione sociale

Soggetto debitore.

 

Da incassare

Importo della rata.

 

Incassato (netto ritenuta)

Campo attivo solo se la rata fa riferimento a una fattura emessa con ritenuta.

Da compilare in caso di incasso parziale, indicando l’incasso al netto di ritenuta.

Incasso parziale

Per esempio, si consideri il caso di una rata da incassare di 1.200 euro, di cui da incassare effettivamente 1.000 euro, in quanto 200 euro costituiscono ritenuta d’acconto. Vengono incassati effettivamente 500 euro, sui quali è stata applicata una ritenuta di 100 euro.

Nel campo va indicata la cifra di 500 euro.

Il successivo campo “Incassato”, proposto in automatico, riporta l’incasso al lordo di ritenuta, quindi la cifra di 600 euro.

Incasso totale

Se la rata di 1.200 euro viene incassata totalmente, anche se l’incasso effettivo al netto di ritenuta è di 1.000, non occorre indicare nulla nel campo “Inc. (netto rit.)”.

Fatture emesse senza ritenuta

Il campo “Inc. (netto rit.)” non è attivo. Se viene incassato un importo parziale, l’importo deve essere indicato nel successivo campo “Incassato”.

 

Incassato

Importo effettivamente incassato. Se differisce dall'importo della rata occorre inserire l'importo incassato.

 

Residuo

Differenza tra l'importo da incassare e l'importo effettivamente incassato.

 

Utilizzo residuo

Se è presente un residuo indicare:

È possibile indicare nei Parametri aziendali dell’azienda, sezione “Gestione partite”, come utilizzare il residuo delle rate pagate parzialmente; compilare il campo “Utilizzo residuo per rate con incasso/pagamento parziale” indicando i valori “Abbuono”, “Abbuono fino a Euro” o “Nuova rata”.

 

Data nuova rata

Indicare la data della nuova rata se come utilizzo del residuo è stato indicato "Nuova rata". Se non viene indicata una data, la nuova rata nella partita sarà inserita senza data.

 

Note

Note da riportare nel rigo contabile del soggetto debitore e in tutti gli altri righi diversi dai seguenti: Conto registrazione, Conto abbuono attivo, Conto abbuono passivo e Importo spese incasso/pagamento, in quanto tali righi dispongono di note proprie.

 

 

 

INSOLUTI

In questa sezione vengono mostrate tutte le rate incassate per le quali si rileva un insoluto.

La rilevazione dell'insoluto avrà i seguenti effetti sulle rate indicate nelle partite:

 

Scadenza

Scadenza della rata indicata in partita. Se viene indicata una diversa data di registrazione, la data di scadenza viene automaticamente aggiornata nella partita.

 

Ragione sociale

Soggetto insolvente.

 

Incassato

Importo della rata.

 

Insoluto

Importo dell'insoluto, può essere inferiore all'ammontare della rata.

 

Data nuova rata

Indicare, se conosciuta, la data del previsto incasso dell'importo registrato come insoluto.

 

Spese

Indicare eventuali spese di insoluto. Indicare solo nel caso di accredito salvo buon fine, poiché le spese vengono registrate in aumento dell'importo addebitato (si veda la successiva sezione "Gestione effetti").

 

Rilevamento spese

Se è presente un importo spese, indicare:

 

Note

Note da riportare nel rigo contabile del soggetto insolvente.

 

 

 

REGISTRAZIONI

Sulla parte sinistra dello schermo sono evidenziate le voci incasso e/o pagamento seguite da un importo. Sarà effettuata una sola registrazione contabile per l'incasso e una per il pagamento con esclusione dei casi di compensazione, per cui viene effettuata una distinta registrazione. Selezionando l'incasso o il pagamento, sarà possibile visualizzare i soggetti creditori o debitori.

Se nella videata “Filtri” viene barrata la casella “Registrazione unica per tutte le rate selezionate” sulla parte sinistra dello schermo verrà evidenziata la sola voce di incasso o pagamento, a seconda che la compensazione fra tutti i soggetti dia origine ad un incasso o a un pagamento. Verrà effettuata un’unica registrazione in prima nota.

 

 

 

REGISTRAZIONI - DATI

In questa sezione devono essere inseriti i dati relativi alla generazione della registrazione contabile. I dati relativi alla causale e ai conti utilizzati possono essere inseriti nei Parametri aziendali nella sezione "Gestione partite".

Se sono presenti sia una operazione di incasso che una di pagamento, occorre compilare i dati per entrambe selezionandole nella parte sinistra dello schermo.

Gli estremi della fattura pagata vengono riportati nelle note contabili generali della prima nota.

E' possibile personalizzare le altre note di seguito indicate.

 

Data registrazione

Viene proposta la data corrente o la data della rata a seconda di quanto indicato nei dati per utente, nel campo "Rip. data reg." (Data attuale/Data rata).

 

Causale

Causale della registrazione di incasso o pagamento.

Per alcune tipologie di pagamento sono necessarie causali specifiche:

 

Conto registrazione

Conto di incasso o pagamento (cassa, banca ecc.) da utilizzare per la registrazione.

 

Note

Note da inserire nel rigo contabile del conto registrazione.

 

Conto abbuono attivo/passivo

Conto da indicare per abbuoni, sconti rilevati in fase di incasso o pagamento.

 

Note

Note da inserire nel rigo contabile del conto di abbuono.

 

Importo spese inc/pag

Indicare l'importo totale di spese di incasso o di pagamento.

 

Conto spese

Conto da utilizzare per la registrazione delle spese di incasso o pagamento.

 

Note

Note da inserire nel rigo contabile delle spese di incasso o pagamento.

 

Attività IVA, Tipo registro IVA, Codice registro IVA

Dati necessari per la registrazione di prima nota, sono proposti in automatico.

 

Accorpa righi IVA

Per le registrazioni di incasso/pagamento con righi IVA, per esempio registrazioni di incasso di fatture con IVA a esigibilità differita, nel caso di più righi IVA con codice IVA identico, selezionando la barratura viene riportato un solo rigo IVA.

Attenzione: le eventuali note da riportare per ogni rigo IVA non saranno riportate selezionando questa barratura quando i righi ai quali sono associate le note vengono accorpati.

 

Accorpa righi contabili

Questa barratura viene riportata in  base a quanto presente nella tabella parametri, sezione Gestione Partite, nelle Impostazioni.

Se infatti viene barrata la casella “Accorpa righi contabili” nella tabella parametri verrà poi proposta già barrata anche negli incassi/pagamenti.

Attenzione: le eventuali note da riportare per ogni rigo contabile non saranno riportate selezionando questa barratura quando i righi ai quali sono associate le note vengono accorpati.

 

Modifica anteprima reg.

Barrare la casella per modificare i righi contabili dell’anteprima della registrazione di incasso/pagamento.

Per annullare le modifiche effettuate deselezionare la barratura.

 

 

 

REGISTRAZIONI: TOTALI

Tutti i dati della sezione sono riepilogativi di quanto indicato in precedenza e non modificabili.

 

Tipo movimento

Può essere Incasso, Pagamento, Insoluto. Viene riportato il movimento selezionato nella parte sinistra dello schermo.

 

Compensazione

Se la registrazione comprende partite a debito e a credito per uno o più soggetti o se nella videata “Filtri” è stata barrata la caselle “Registrazione unica per tutte le rate selezionate”, viene indicato da questa barratura.

 

IVA esigibilità differita

Se la registrazione comprende movimenti di incasso o pagamento con IVA a esigibilità differita, viene indicato da questa barratura.

 

Totale da pagare/Totale da incassare

Importo totale delle rate.

 

Totale pagato/Totale incassato

Importo delle rate effettivamente pagato/incassato.

 

Totale abbuono attivo/passivo

Importo di abbuoni e sconti rilevati in fase di incasso o pagamento.

 

Totale residuo per nuove rate

Importo delle rate non pagato o incassato che ha generato nuove rate nelle partite.

 

Totale residuo senza utilizzo

Importo delle rate non pagato o incassato che non ha generato nuove rate nelle partite.

 

 

 

REGISTRAZIONI - ANTEPRIMA

Anteprima della registrazione di prima nota, in base alle selezioni operate in precedenza.

I righi IVA sono visualizzati solo nei casi di:

 

 

 

GESTIONE EFFETTI ATTIVI

Gli incassi con effetti possono essere gestiti diversamente a seconda del tipo di rilevazioni contabili utilizzate.

A) Il credito verso clienti viene subito chiuso con l'emissione dell'effetto

B) Il credito verso clienti è lasciato aperto e si chiude solo al momento del pagamento

 

Caso A):

Il credito verso clienti viene subito chiuso con l'emissione dell'effetto, con una registrazione del tipo:

Effetti attivi      a     cliente Rossi

 

questa rilevazione può essere fatta in automatico con la procedura seguente:

La registrazione di incasso deve essere inserita manualmente.

 

In caso di insoluto, effetti all'incasso, si avranno le seguenti registrazioni:

  1. oneri bancari   a   banca c/c

  2. cliente Rossi   a   effetti all'incasso

La prima dovrà essere gestita manualmente, la seconda scrittura può essere fatta in automatico selezionando la rata nella procedura guidata Incassi/pagamenti (è possibile visualizzare le rate già chiuse utilizzando il pulsante "Insoluti"), senza inserire le spese.

 

In caso di insoluto, accredito salvo buon fine, le registrazioni saranno:

  1. Diversi                a       banca c/c

effetti insoluti

oneri bancari

  1. cliente Rossi      a       effetti insoluti

Occorre registrare manualmente la prima scrittura; per la generazione automatica del movimento di riapertura del cliente nella procedura guidata Incassi/pagamenti selezionare la rata tra le rate insolute e indicare come conto registrazione il conto da girare (in questo caso 'effetti insoluti').

In alternativa è possibile fare un'unica registrazione senza utilizzare il conto 'effetti insoluti':

Diversi               a     banca c/c

cliente Rossi

oneri bancari

In questo caso è possibile fare un'unica rilevazione automatica, selezionando la rata tra le rate insolute, indicando come conto registrazione il conto relativo alla banca e indicando l'importo delle spese nella sezione 'Dati'.

 

Caso B):

Il credito verso clienti è lasciato aperto e si chiude solo al momento del pagamento. Al momento dell'accredito in c/c si registrerà:

Diversi     a     banca c/ ricevute bancarie

banca c/c

oneri bancari

e al momento del pagamento del cliente (immediato per effetti all'incasso, successivo per effetti accreditati salvo buon fine):

banca c/ ricevute bancarie     a      cliente Bianchi

Nel caso di effetti accreditati s.b.f. il conto utilizzato sarà 'Banca c/ anticipi su ricevute bancarie'.

La prima rilevazione dovrà essere fatta manualmente mentre la seconda può essere fatta automaticamente, per chiudere la partita, con la seguente procedura:

Le suddette scritture contabili possono essere sostituite da un'unica registrazione:

Diversi              a      cliente Bianchi

banca c/c

oneri bancari

In questo caso la registrazione che chiude la partita può essere effettuata completamente in automatico:

In caso di insoluto dovrà essere registrato in Prima nota l'addebito delle spese, mentre la partita rimane aperta.

 

 

 

MESSAGGI:

E’ possibile verificare le registrazioni che potrebbero essere segnalate ai fini dell'antiriciclaggio anche durante la generazione degli incassi/pagamenti.

In fase di generazione di incassi/pagamenti infatti il programma restituisce il messaggio warning “Operazione di importo superiore al limite per il conto…” se viene utilizzato un conto per un importo pari o superiore a quello indicato nella Tabella Piano dei conti nel campo Importo limite.  Nel campo successivo “Segno importo limite” è possibile indicare il segno per cui effettuare il controllo del limite; in questo caso il messaggio viene restituito solo se il conto viene movimentato con il segno indicato.

 

Al fine del riporto corretto dei dati nella dichiarazione IVA, per le fatture con IVA a esigibilità differita non incassate nell’anno, occorre registrare incassi e pagamenti di fatture con data documento (per le fatture emesse) o data protocollo (per le fatture ricevute) che appartengono allo stesso anno.

Se sono state incassate fatture di anni diversi, occorre suddividere l’incasso in due registrazioni, selezionando per la prima registrazione le fatture emesse/registrate nello stesso anno, nella seconda le fatture emesse/registrate nell’anno precedente (o successivo).