La generazione automatica dei pagamenti richiede come pre-requisito la gestione della partite (da impostare in Configurazione azienda – attività, barratura “Partite”, è possibile impostare la barratura per ogni attività contabile).
Diversi automatismi fanno riferimento alle partite: la gestione per cassa dei professionisti, ad esempio, è attivabile solo se sono gestite le partite.
La gestione delle partite è collegata ad un indicatore presente nella causale: solo utilizzando, in prima nota, causali con Gestione partite = Creazione, e indicando nella prima nota stessa un codice di pagamento, viene creata una partita.
Per il funzionamento specifico delle partite si rinvia al paragrafo 8.2.3 – Partite.
Codici di pagamento
È possibile creare partite rapidamente senza precisare la data di scadenza indicando, per ogni azienda, nei Parametri aziendali, sezione “partite”, un codice di pagamento predefinito. Questo codice di pagamento sarà riportato sempre in prima nota, indipendentemente dal fatto che al cliente/fornitore riportato in prima nota o al modello contabile sia associato un codice di pagamento.
È possibile associare il codice di pagamento predefinito anche alle registrazione già effettuate prima di indicare il codice nei parametri aziendali, creando la relativa partita.
Occorre eseguire questa procedura:
Indicare il codice di pagamento predefinito nei parametri aziendali.
Se per l’azienda non erano gestite in precedenza le partite, in Configurazione azienda – Attività, attivare la gestione delle partite (barratura “Partite”).
Eseguire la funzione di “Gestione partite” (da Utility – Prima nota – Gestione partite) indicando la barratura “Genera partite da prima nota” e l’opzione “Solo senza codice pagamento”.
Per gestire invece liste partite o scadenze con le date di pagamento effettive, è consigliabile creare e indicare in prima nota codici di pagamento con le scadenze reali.
Chiusura della partite e registrazione delle prime note di pagamento
Per la chiusura delle partite è possibile:
posizionarsi sull'azienda, cliccare su "Operazioni giornaliere" e quindi su "Incassi/pagamenti" e seguire la procedura guidata;
registrare direttamente una prima nota con una causale di pagamento che ha l’indicatore “Chiusura partita da prima nota”;
utilizzare, per la registrazione della fattura, una causale che, nella Tabella causali, ha impostato “Creazione + chiusura automatica” oppure “Creazione + chiusura”;
posizionarsi sulla partita, selezionare la rata, cliccare su "Incasso/pagamento" e seguire la procedura guidata.
1) Procedura guidata di incasso/pagamento
Questa procedura permette di selezionare più rate, indipendentemente dal cliente/fornitore, e consente di generare una o più prime note di pagamento in base al tipo - Incasso, pagamento, Insoluto – o alla partita, o alla data di scadenza.
È possibile modificare l’importo pagato, destinare la differenza ad abbuono o ad una nuova rata, e modificare in anteprima la registrazione di pagamento. Nella prima nota generata vengono riportati gli importi e i relativi conti abbinati ad abbuoni, spese di incasso, oneri bancari, indicati nella procedura.
Per il dettaglio delle singole voci e impostazioni si rinvia al paragrafo 8.3.2 - Incassi/pagamenti.
2) Registrazione del pagamento direttamente in prima nota
La gestione seguente è attiva quando l’azienda gestisce le partite e nella causale utilizzata per la registrazione di pagamento è presente la barratura “Chiusura partita da prima nota”.
Di seguito si fornisce un esempio delle impostazioni con cui la causale deve essere inserita.
Quando si registra una prima nota con una causale così impostata e si inserisce il cliente / fornitore nel rigo contabile, si apre una videata dove vengono riportate tutte le rate aperte per il soggetto appena inserito.
Nella videata mostra le scadenze aperte per il soggetto appena selezionato: occorre barrare le rate pagate/incassate con la registrazione. È possibile modificare l’importo della rata destinando la differenza ad abbuono oppure creando una nuova rata per l’importo residuo.
Confermando con F8 l’importo selezionato viene riportato in prima nota.
La videata si divide in due sezioni: nella parte superiore è visibile la ragione sociale del soggetto che si sta inserendo, assieme a quella degli altri soggetti eventualmente già inseriti nella registrazione. È possibile inserire l’importo complessivo pagato/incassato nel campo "Importo (per controllo quadratura)” in modo che nel campo “Differenza” sia calcolata il divario tra la somma indicata e la somma delle rate selezionate nella parte inferiore della videata. In caso di note di credito, l’importo avrà il segno meno.
Nella parte inferiore della videata, occorre selezionare le rate che vengono chiuse con la registrazione di pagamento.
Importo (netto rit.)
Campo attivo solo se la rata fa riferimento a una fattura ricevuta con ritenuta, con contributi Inps, Inail, Enasarco, registrati nei dati 770, o a una fattura emessa con ritenuta o Enasarco/Empam.
Da compilare in caso di pagamento parziale, indicando il pagamento al netto di ritenuta.
Pagamento parziale
Per esempio, si consideri il caso di una rata da pagare di 1.200 euro, di cui da pagare effettivamente 1.000 euro, in quanto 200 euro costituiscono ritenuta d’acconto. Vengono pagati effettivamente 500 euro, sui quali è stata applicata una ritenuta di 100 euro.
Nel campo va indicata la cifra di 500 euro.
Il successivo campo “Importo”, proposto in automatico, riporta il pagamento al lordo di ritenuta, quindi la cifra di 600 euro.
Pagamento totale
Se la rata di 1.200 euro viene pagata totalmente, anche se il pagamento effettivo al netto di ritenuta è di 1.000, non occorre indicare nulla nel campo “Importo (netto rit.)”.
Importo
Importo effettivamente pagato. Se differisce dall'importo della rata occorre inserire l'importo pagato. La differenza tra l’importo pagato e l’importo della rata viene mostrata nel successivo campo “Residuo”.
Occorre indicare se la differenza è un Abbuono e quindi non sarà pagata oppure è una “Nuova Rata” e quindi dovrà essere pagata in futuro. Solo in caso di importo pagato superiore a quello della rata, la differenza può essere imputata solo come Abbuono e non come nuova rata, in modo da non avere nelle partite rate di importo negativo, non giustificabili.
È possibile indicare nei Parametri aziendali dell’azienda, sezione “Gestione partite”, l’impostazione predefinita per il residuo delle rate pagate parzialmente. Nel campo “Utilizzo residuo per rate con incasso/pagamento parziale” selezionare uno dei valori “Abbuono”, “Abbuono fino a Euro” (specificando nel campo seguente l’importo entro il quale deve essere considerato un abbuono) o “Nuova rata”.
Quando viene eseguita la funzione sarà comunque possibile modificare l’utilizzo del residuo della rata.
Carica rate per insoluti
Cliccando sul bottone “Carica rate per insoluti” vengono mostrate, per il cliente/fornitore su cui si è posizionati, tutte le rate incassate per le quali non è stato già registrato un insoluto.
Selezionare le rate per le quali rilevare un insoluto; indicare l’importo ed eventualmente la data della nuova rata.
NOTE:
La prima nota di pagamento dovrà essere compilata inserendo il conto di incasso/pagamento (banca o cassa), eventuali conti associati ad abbuoni, a spese di incasso e oneri bancari, con i relativi importi, ed eventuali giroconti previsti da particolari gestioni (es. professionisti che utilizzano i conti transitori oppure IVA differita). In questi casi, per ottenere in automatico la prima nota completa, è consigliabile utilizzare la procedura guidata “Incassi/pagamenti”.
Quando si effettua, direttamente da Prima Nota, la registrazione di un incasso o pagamento questo viene rilevato per un importo al netto di: Ritenute, Enasarco, Enpals, Premio Inail, Contr. car. terzi. riv.4%.
In automatico, solo nel caso di ritenute (sia trattenute che subite) e contributi registrati nei dati 770, viene gestita una seconda registrazione di storno dove, come contropartita, viene movimentato direttamente il cliente/fornitore. Per generare questa registrazione, occorre confermare il messaggio “Generazione prima nota per rilevazione immediata ritenute” o “Generazione prima nota per immediata dati 770”.
ESEMPIO
Ad esempio si suppone di dover registrare il pagamento di una fattura di 1000 euro con ritenuta di 200. Effettuare le registrazioni in Prima Nota come segue:
Registrazione del pagamento per l’importo al netto della ritenuta:
Dare Fornitore 800
Avere Cassa o Banca 800
Al salvataggio della prima nota confermando il messaggio “Generazione prima nota per rilevazione immediata ritenute” la procedura genererà una seconda registrazione.
Dare Fornitore 200
Avere Ritenuta 200
L’apertura della videata delle partite da chiudere non è attiva nel caso di riporto in automatico del cliente/fornitore nei righi contabili, per esempio nel caso di modello contabile, di riporto dai righi IVA o dai dati IVA nel caso di incasso di fatture con IVA a esigibilità differita.
La gestione opera solo durante l’inserimento della prima nota, non si attiva invece modificando i soggetti dopo il salvataggio. Durante l’inserimento, cliccando sul bottone “Partite”, è possibile verificare i dati inseriti nella videata di chiusura partite.
Questa gestione può essere utilizzata per chiudere le partite relative a fatture e note di credito dello stesso importo, ma occorre inserire due righi contabili associati al cliente-fornitore, uno per la fattura e uno per la nota di credito.
Le scadenze visualizzate nella videata di chiusura delle prime note sono filtrate per attività contabile; nelle aziende con più attività contabili, quindi, saranno visualizzate solo le scadenze generate con la stessa attività contabile della registrazione di pagamento che si sta inserendo.
3) Causale con l’impostazione di Creazione + chiusura automatica della partita
Utilizzando una causale con l’impostazione “Creazione + chiusura automatica” nella Tabella causali per registrare una fattura in prima nota, al momento del salvataggio della prima nota viene creata la partita nell’archivio “Partite” e viene eseguita in automatico la registrazione di pagamento.
Si consiglia di utilizzare questa selezione quando non ci sono spese di incasso o pagamento da registrare in automatico (non sono gestite) e solo nel caso di partite con un'unica rata, in quanto viene creata una sola registrazione di pagamento.
La registrazione automatica della prima nota di incasso/pagamento non viene effettuata nel caso non siano presenti i dati necessari, in particolare le casuali e i conti nei parametri aziendali. In questo caso viene visualizzato il messaggio “Impossibile generare le registrazioni di incasso/pagamento: parametri di registrazione non validi”. In questa situazione, si consiglia di cliccare nella partita il bottone “Incassi/pagamenti” e integrare i dati mancanti nella procedura guidata e quindi nei parametri aziendali.
Utilizzando invece una causale con l’impostazione “Creazione + chiusura” nella Tabella causali, al salvataggio della prima nota si apre procedura di generazione automatica di incasso/pagamento di cui al punto 1), nella quale vengono visualizzate solo le rate generate dalla registrazione appena salvata. Questa impostazione può essere utilizzata nei casi di pagamenti con abbuoni o spese bancarie che, con l’impostazione “Creazione + chiusura automatica”, non sono gestiti.
4) Procedura di incasso/pagamento eseguita direttamente dalla partita
Dalla prima nota relativa alla fattura di cui deve essere effettuato il pagamento, cliccando sul bottone “Partite”, è possibile aprire la partita e visualizzare i dati legati al pagamento. Nella partita sono presenti, in particolare, 2 bottoni: “Incassi/pagamenti” e “Inc./Pag. immediato”. Il primo bottone permette l’apertura della procedura di generazione automatica di incasso/pagamento di cui al punto 1). Rispetto al caso del punto 1), viene visualizzata solo la rata selezionata e sarà possibile effettuare la registrazione di pagamento solo per quella rata.
Cliccando invece il bottone “Inc./Pag. immediato”, viene eseguita direttamente la registrazione di pagamento senza l’apertura della procedura guidata di incasso/pagamento. Se la registrazione non può essere effettuata, in genere perché non presenti la causale e/o i conti di pagamento nei parametri aziendali, viene visualizzato il messaggio “Impossibile generare le registrazioni di incasso/pagamento: parametri di registrazione non validi”. In questa situazione, si consiglia di cliccare l’altro bottone “Incassi/pagamenti” e integrare i dati mancanti nella procedura guidata e quindi nei parametri aziendali.
È consigliabile utilizzare la gestione legata al bottone “Incassi/pagamenti” se devono essere registrati abbuoni o spese bancarie, altrimenti non gestiti.
PRINCIPALI GESTIONI PER LA REGISTRAZIONE DEI PAGAMENTI
Procedura guidata di incasso/pagamento
Questa procedura gestisce in automatico la registrazione di prima nota di una serie di partite, per tutti i casi
Registrazione del pagamento direttamente in prima nota
Non sono gestiti però alcuni automatismi, in particolare non è possibile il riporto automatico dei conti e degli importi che devono essere aggiunti nella prima nota di pagamento, come nei seguenti casi:
il conto di incasso/pagamento;
la registrazione di giroconto per i professionisti che utilizzano i conti transitori;
la registrazione di giroconto per l’IVA differita;
abbuoni e spese bancarie.
Inoltre, per attivare la gestione, il cliente/fornitore deve essere inserito manualmente nei righi contabili, non deve essere riportato in automatico.
Causale con l’impostazione di Creazione + chiusura automatica della partita
Anche in questo caso, rispetto alla gestione legata alla procedura di incasso-pagamento, la chiusura della partita e la registrazione del pagamento sono immediati.
Non sono gestite, con questa procedura, le seguenti casistiche:
non è possibile generare più rate per una singola fattura;
non è possibile pagare importi di fatture diverse;
non è possibile pagare importi parziali e gestire abbuoni;
non gestisce la registrazione delle spese bancarie;
non gestisce gli insoluti.