La stampa viene eseguita per tutti i soggetti e tipi di contabilità.
E' possibile effettuare la stampa di prova dei registri per controllare che la numerazione dei documenti sia consecutiva e progressiva; inoltre per questa verifica è possibile consultare anche la lista anomalie prima nota.
Note:
Se in gestione registri è stato indicato che la liquidazione IVA è stampata su un registro IVA, vengono stampati anche la liquidazione IVA e i dati eventuali del plafond IVA.
In seguito al messaggio di liquidazione non calcolata, per stampare il registro senza liquidazione e plafond, disabilitare la barratura "Liquidazione/plafond IVA" nella sezione "Registri IVA".
Per stampare l'acconto IVA nel registro (facoltativo) disabilitare la barratura "Nessuna st. acconto".
La liquidazione e l'acconto possono essere stampati da "Calcolo/stampa liquidazioni IVA" (Operazioni Periodiche).
Per stampare un unico rigo quando in prima nota sono presenti più righi IVA con lo stesso codice IVA, barrare la casella "Accorpa i righi IVA" in Anagrafica Studio, sezione "Stampe".
Chi stampa il registro Iva periodicamente ogni mese o trimestre deve innanzitutto rilevare la generazione della scrittura di prima nota liquidazione Iva poiché viene annotata sul registro Iva e poi successivamente procedere con la stampa dei registri.
L’indirizzo dell’attività fa riferimento a quello indicato nel rigo dell’attività Iva dell’archivio “Attività”.
In caso di variazioni dell’indirizzo in Anagrafica è possibile aggiornare questo campo cliccando su "Aggiorna dati anagrafici" a sinistra della stessa videata “Attività”.
Per i professionisti e le imprese in contabilità semplificata con la gestione per cassa, la stampa dei registri IVA integrata dei dati fiscali stampa anche gli indirizzi dei clienti/fornitori, come richiesto dal punto b) del comma 2 dell'art. 18 per le imprese in contabilità semplificata, e dai punti b) e c) dell’art. 19 del DPR 600/1973 per i professionisti che utilizzano il registro cronologico degli incassi e dei pagamenti. È tuttavia possibile non stampare gli indirizzi, barrando in Anagrafica Studio “Stampa Registro IVA, non stampare indirizzo cliente/fornitore”.
Per i professionisti per cassa, per la stampa degli incassi e pagamenti di fatture con Iva ad esigibilità differita, è possibile barrare la casella “Stampa righi Iva per inc./pag. con Iva esigibilità differita se stampati su registro Iva <> dalla fattura” in “Anagrafica Studio”, per stampare i codici IVA della registrazione di incasso/pagamento. L’opzione viene gestita solo quando gli incassi/pagamenti sono stampati su un registro apposito.
Barrare la casella “St. Num. Iva” nell’attività dell’azienda (sezione “Numerazioni Iva”) per stampare nella Stampa Registro Iva il codice della numerazione Iva. La barratura ha effetto solo se ad ogni registro Iva è associata una sola numerazione Iva: in caso contrario i codici delle numerazioni Iva vengono sempre stampati.
Barrare la casella “Stampa titolo "contropartite" nell’intestazione” in Anagrafica Studio per stampare nella Stampa Registro Iva una seconda riga di intestazione denominata “Contropartite”. Viene riportata, per le aziende in contabilità ordinaria, se nella stampa Registro Iva è stata barrata la casella “Stampa contropartite indipendentemente dal tipo contabilità” oppure, per le aziende in contabilità semplificata e per i professionisti per cassa, se in Anagrafica Studio risulta barrata la casella “Stampa contropartite”.
Nella stampa del registro IVA corrispettivi, il “Numero Documento” non viene stampato per i corrispettivi ma solo per le fatture stampate nel registro (quando, in altre parole, nella causale contabile utilizzata in prima nota è barrata la casella “Fattura emessa su registro corrisp.”).
Imprese/professionisti in contabilità semplificata con gestione per cassa
Per chi ha impostato di non stampare gli incassi e i pagamenti nei registri Iva integrati, la stampa delle somme non pagate/incassate e delle somme incassate/pagate per documenti registrati in anni precedenti, è disponibile alla voce di menù Operazioni periodiche - Stampe - Stampa Registro Iva somme non pagate/incassate.
Numero protocollo
Il numero di protocollo è inteso come progressivo di stampa, infatti in seguito alle modifiche normative imposte dal DPR 7/12/2001 n.435, per semplificare la gestione dei registri, evitare la stampa di un registro riepilogativo, si è optato per la gestione di un unico protocollo di stampa in caso di più numerazioni.
Quanto indicato nel numero protocollo per le vendite va quindi inteso ora come il numero progressivo di stampa attribuito dal programma, e non c'è necessariamente una corrispondenza con il numero documento.
L'alternativa è gestire più registri separati, inserendo un nuovo registro e una numerazione collegata, indicando in prima nota la nuova numerazione e eseguendo un riordino protocollo.
E' possibile non stampare i dati dell'attività contabile se l'azienda ha una sola attività e se nella Tabella Anagrafica Studio tra le impostazioni è presente la barratura su "Stampe bollate: non stampare i dati dell'attività contabile/IVA se è presente una sola attività".
Per stampare l'indirizzo della sede legale se diversa dalla sede dell'attività, indicare l'indirizzo della sede legale in Configurazione Azienda - Attività Attività contabile.
Stampa meccanografica
Non è gestita la stampa dei registri IVA su modulo continuo.
Per gestire la vidimazione è possibile vidimare i fogli A4 oppure utilizzare la conservazione sostitutiva con TuttOK C.S., in quanto l'orientamento attuale del legislatore è quello di favorire la conservazione elettronica dei documenti, alla luce delle ultime norme intervenute (come la L. n. 2 del 28 gennaio 2009, di conversione in legge con modificazione del D.L 29 novembre 2008, n. 185 e l'art. 2215-bis del codica civile, nonché dei chiarimenti resi dall'Agenzia delle Entrate con le risoluzioni n. 158/E del 15 giugno 2009, n. 195/E del 30 luglio 2009 e n. 220/E del 13 agosto 2009).
IMPOSTAZIONI
Tipo stampa
Registro Iva
Stampa da utilizzare per le imprese in contabilità ordinaria e per i professionisti in ordinaria, per i professionisti in semplificata che tengono il registro Incassi pagamenti e per le imprese in semplificata che utilizzano il registro incassi/pagamenti.
Registro Iva integrato (contabilità semplificata senza registri incassi/pagamenti e imprese in contabilità semplificata fino al 2016)
Stampa da utilizzare per le imprese in contabilità semplificata che hanno la barratura di "Reg. Iva integrati", per le imprese in semplificata fino al 2016 e per i professionisti in semplificata che tengono solo i Registri Iva.
Nel caso di gestione per cassa vengono stampati gli incassi e pagamenti con gli importi delle contropartite e dell'imposta, non vengono però considerati nei totali progressivi.
Se per la gestione per cassa viene barrata la casella “Stampa righi Iva per inc./pag. con Iva esigibilità differita se stampati su registro Iva <> dalla fattura” in “Anagrafica Studio”, relativamente alla stampa degli incassi e pagamenti di fatture con Iva ad esigibilità differita vengono stampati i codici IVA della registrazione di incasso/pagamento (l’opzione viene gestita solo quando gli incassi/pagamenti sono stampati su un registro apposito); in questo caso i codici IVA sono considerati nei totali progressivi.
Inizio/Fine
Data iniziale e finale del documento/protocollo per la selezione dei movimenti da stampare.
La data proposta è la prima data per cui per almeno un registro non è stata effettuata la stampa.
Se, per esempio, è stato stampato il registro acquisti per il periodo 01/01 - 31/01, la data proposta sarà comunque 01/01 in quanto deve essere ancora stampato il registro vendite.
Nella successiva videata sarà proposto per la stampa solo il registro vendite. Per stampare (o considerare stampato) il registro in assenza di movimenti, nella successiva videata barrare "Stampa periodo vuoto".
Per l'esercizio in cui è iniziata l'attività, viene proposta la data di inizio attività.
I dati anagrafici stampati sono quelli presenti alla data di fine stampa.
Registro
Viene riportato in automatico:
Aziendale se in Configurazione azienda - Gestione registri nel campo “Registri IVA” è stata selezionata l’opzione “registro aziendale”;
Unico Multiaziendale se in Configurazione azienda - Gestione registri nel campo “Registri IVA” è stata selezionata l’opzione “Unico Multiaziendale”.
Pagina
Viene indicato il numero di pagina del registro multiaziendale da cui parte la stampa del registro Iva; in caso di ristampa è necessario modificarlo indicando il primo numero pagina da utilizzare.
Stampa su registro (aggiornamento progressivi negli archivi)
Barrare la casella per effettuare la stampa definitiva e aggiornare i progressivi di stampa presenti in archivio.
Stampa su pagine già bollate
Consente di non stampare il numero della pagina al momento della stampa dei libri e dei registri (Legge 383/2001) e non stampa nemmeno l'intestazione dell'azienda.
Stampa su fogli forati
I fogli A4 possono essere stampati anche con l'opzione "Stampa su fogli forati" per stampare su fogli forati o da forare manualmente, la procedura in fase di stampa lascia a sinistra della pagina uno spazio bianco per consentire all’utente di utilizzare fogli pre-forati o da forare successivamente.
Con questa opzione verrà evitato l’inconveniente di forare i fogli nella parte occupata dai dati stampati rendendoli illeggibili.
Esegui controllo sulla progressione dei numeri protocollo prima di stampare
Barrando questa casella viene controllato se è rispettato l'ordine progressivo dei numeri protocollo relativi alle movimentazioni su cui eseguire la stampa.
In caso negativo viene visualizzato il messaggio "La successione dei numeri non è corretta".
Per visualizzare e selezionare le altre opzioni cliccare su “Avanti” o su "Annulla" per uscire.
La stampa definitiva a video può essere eseguita per visionare i dati, ma è necessario tenere presente che aggiorna i progressivi.
Stampa contropartite indipendentemente dal tipo contabilità
Barrare la casella per stampare i conti di contropartita in modo da avere una stampa dei registri, utile al controllo delle prime note inserite, anche per le tipologie di contabilità che non prevedono normativamente questa possibilità.
La barratura non è attiva in caso di stampe definitive.
REGISTRI IVA
Attività Iva
Selezionare l’attività o le attività contabili e Iva per cui stampare i registri Iva.
Registri Iva
Selezionare i registri Iva da stampare.
Vengono proposti i registri che risultano ancora da stampare nel periodo indicato.
Dati stampa
Vengono visualizzati la data ultima stampa, l’anno e il numero dell’ultima pagina stampata ed i progressivi dell’ultima stampa.
Per eseguire una ristampa è necessario modificare il numero di pagina indicando il numero da assegnare alla prima pagina meno uno, dopo di che è necessario modificare i progressivi e i dati dell’ultimo movimento stampato proposti indicando quelli dell’ultima stampa eseguita correttamente da cui ripartire.
Riepilogo a fine periodo
Barrare la casella per stampare alla fine di ogni mese/trimestre il riepilogo dei movimenti, viene riportata a modificabile l’opzione indicata nell’archivio Attività.
Stampa periodo vuoto
Barrare la casella per stampare una pagina senza movimenti nel caso ci sia un “Periodo vuoto”, viene riportata a modificabile l’opzione indicata nell’archivio Attività.
Credito dichiarazione precedente
Barrare la casella per stampare sul registro IVA acquisti il credito della dichiarazione precedente a norma art. 30 DPR 633/72.
St. Riepilogo Num. IVA
Barrare per stampare, nella prima pagina, il riepilogo delle numerazioni utilizzate nel registro.
Stampa liquidazione/plafond IVA
La casella viene barrata in automatico dalla procedura se nella gestione registri è stato indicato:
Liquidazioni IVA/plafond = Registro IVA, nella griglia sottostante viene indicato il registro (codice attività, attività IVA e registro IVA) e viene barrata sul rigo stesso la casella "Riepilogo".
Nel caso di presenza di più attività contabili deve essere inserito un registro per ogni attività contabile e solo in uno di essi deve essere barrata la casella "Riepilogo".
E' possibile togliere la barratura per stampare solo il registro IVA senza liquidazioni e plafond.
Liquidazioni IVA
L'art. 11, comma 1, del DPR 485/2001 ha previsto l'abolizione dell'obbligo di stampa delle liquidazioni periodiche.
La stampa delle liquidazioni Iva è quindi una facoltà e non più un obbligo.
Per il registro in cui vengono stampate le liquidazioni è possibile indicare le seguenti opzioni:
Riepilogo per registri
Riepilogo per attività Iva
Riepilogo per numerazione Iva - Riepilogo per le numerazioni adottate, da stampare solo in caso di gestione di più numerazioni per registro
Altri dati per liquidazione
Dati comunicazione Iva
Nessuna st. Acconto – opzione attiva per stampe che comprendono il mese di dicembre.
L’opzione è impostata su “nessuna stampa” in quanto la stampa dell’acconto è facoltativa per metodi di calcolo diversi da operazioni effettuate, e non è prevista normativamente una data entro la quale stampare. È possibile stampare in seguito attraverso la funzione di Calcolo e stampa liquidazione Iva (operazioni periodiche).
Selezionando la stampa, l’acconto viene stampato nel registro Iva prima del mese di dicembre.
Nessuna stampa IV Trim. – opzione attiva per stampe che comprendono il mese di dicembre.
Nessuna st. Annuale – opzione attiva per stampe che comprendono il mese di dicembre.
Riepilogo vers. periodici – opzione attiva per stampe che comprendono il mese di dicembre.
Riepilogo per numerazione Iva: stampa codici Iva con imponibili e imposta suddivisi per le numerazioni adottate. Questa opzione si rende necessaria solo in caso di gestione di più numerazioni per registro.
Composizione registro: in base alla Circolare 21/11/1972 - Punto 1 n. 27/522432, nei casi in cui deve essere stampato un registro riepilogativo si richiede l’indicazione delle serie numeriche adottate e dei settori di attività cui esse si riferiscono. Ciascuno dei registri può essere suddiviso in più registri o conti sezionali (per tipo di attività, territorio, intermediari, etc.), ferma l'osservanza delle modalità stabilite per la tenuta dei registri stessi. Ai fini delle dichiarazioni mensili o trimestrali i totali dei singoli registri o conti sezionali dovranno essere riportati in apposito registro riepilogativo. Ovviamente, la tenuta dei registri o conti sezionali comporta, per ciascuno di essi, una distinta numerazione delle fatture. Questa opzione adempie a queste esigenze e si rende quindi necessaria solo in caso di gestione di più numerazioni per registro. Occorre comunque ricordare che per coloro che gestiscono il registro riepilogativo è consigliabile effettuare la stampa da analoga opzione collocata in Calcolo e stampa liquidazione IVA.
Per visualizzare e selezionare le altre opzioni cliccare su “Avanti”, per tornare alla videata precedente cliccare su "Indietro" e per uscire cliccare su "Annulla".
TIPO DISPOSITIVO
Anteprima di stampa
Selezionare questa opzione per eseguire la stampa a video, successivamente dalla stampa a video è possibile stampare su stampante.
Stampa (stampante predefinita)
Selezionare questa opzione per eseguire la stampa sulla stampante “predefinita” dal sistema operativo.
Stampa (tabella stampanti)
Selezionare questa opzione per eseguire la stampa su una stampante diversa da quella predefinita, la procedura proporrà all’utente la lista delle stampanti disponibili al fine di scegliere quella desiderata.
Per visualizzare e selezionare le altre opzioni cliccare su “Avanti”, per tornare alla videata precedente cliccare su "Indietro" e per uscire su “Annulla”, per procedere con la stampa cliccare sul bottone “Fine”
Archiviazione
Questa funzione consente di archiviare automaticamente la stampa in un file PDF per l’archiviazione ottica.
L'archiviazione può essere fatta in ItalDoc per la consultazione dei documenti ("Archivia") oppure in TuttOk Conservazione Sostitutiva ("Conservazione Sostitutiva") per la conservazione sostitutiva.
Per la conservazione sostitutiva dei documenti occorre aver installato la versione 6.0 o successive di TuttOk Conservazione Sostitutiva.
Occorre procedere come segue:
indicare nelle “Impostazioni” i dati propri della stampa (esercizio, date…) e indicare “Stampa su registro;
solo se è già stata eseguita la stampa su registro, nella videata successiva occorre azzerare i progressivi di stampa, il numero e il rigo di pagina (i dati variano a seconda del tipo di stampa);
indicare come Tipo Dispositivo, Conservazione sostitutiva;
cliccare su “Fine” nella procedura guidata: la stampa sarà trasferita in TuttOK Conservazione sostitutiva e una lista riporterà l’esito del trasferimento per ogni stampa.
Il termine ultimo per la stampa delle scritture contabili è stabilito dal D.L. 10 giugno 1994, n. 357 ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.
Archivia stampa
Barrare la casella “Archivia”: viene proposta una videata ”Percorso base di archiviazione” in cui sono visualizzati gli archivi della procedura ItalDoc, da qui è possibile selezionare il percorso in cui archiviare i documenti.
La selezione del percorso per TuttOk Conservazione Sostitutiva non è necessaria in quanto predefinita.
Per le archiviazioni successive sarà proposto il percorso indicato nell’ultima archiviazione; se il percorso proposto non è quello desiderato, cliccare sul bottone “Selezionare il percorso per l’archiviazione” e indicare il percorso corretto.
Nel caso in cui non sia presente un percorso adeguato per l’archiviazione, è possibile crearne uno nuovo posizionandosi nella procedura ItalDoc.
A tal proposito consultare il paragrafo “2.1.2 - Nuovo - Proprietà archivio/cartella” del Manuale Operativo della procedura ItalDoc.
La versione minima di ItalDoc per l’archiviazione è la versione 5.2.
Dall’anteprima di stampa è possibile eseguire la stampa cartacea.
L’archiviazione può essere eseguita sia come stampa di prova che come stampa su registro.
In TuttOk Conservazione Sostitutiva è possibile archiviare solo la stampa su registro e la stampa del bilancio.
Una successiva archiviazione della stampa sovrascrive la precedente stampa archiviata.
Il tipo di dichiarazione riportato in TuttOK Conservazione Sostitutiva fa riferimento a quella in vigore nell’esercizio per cui è stata eseguita la stampa e può essere utilizzata per il calcolo dell’imposta di bollo.
Quando è già stata eseguita la stampa su registro, per la conservazione sostitutiva occorre comportarsi come nel caso di ristampa, quindi cancellare numero e riga di pagina, l’ultimo movimento stampato e i progressivi di pagina nelle stampe in cui sono presenti.
Le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici sono disciplinati dal Decreto del 23/01/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
In particolare i documenti devono:
avere la forma di documenti statici non modificabili, garantire la leggibilità nel tempo e permettere di eseguire ricerche: il formato PDF assolve a queste caratteristiche;
devono garantire l’autenticità e l’integrità con riferimento alla data e al contenuto: questo è garantito con l’apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.
Solo dopo il completamento della procedura di conservazione digitale è consentita la distruzione del libro cartaceo originale.
Il processo di conservazione delle scritture contabili deve essere effettuato con cadenza almeno annuale.
Imposta di bollo
Il Decreto del 23/01/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, all’art. 7, comma 3, riporta: “L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa, allegata al Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse”.
Diversamente quindi dalla stampa cartacea in cui l’imposta di bollo si applica ogni 100 pagine, sulla stampa tenuta su supporto di memorizzazione ottico l’imposta di bollo si applica in base al numero di registrazioni.
Informatica: barrare la casella nel caso in cui il documento viene conservato rispettando i termini di legge richiesti dalla conservazione e per i Libri Giornale e per i Libri Inventari sono stati pagati i bolli virtuali tramite F24.
La conservazione “informatica” dei registri contabili è assolta con la firma e l’apposizione della marca temporale all’impronta delle impronte dei vari documenti entro la data di scadenza.
Analogica: barrare la casella quando è scaduto il termine per la conservazione sostitutiva per i Libri Giornale e i Libri Inventari.
E' necessario stampare le pagine dove vanno applicati i bolli.
In TuttOk C.S. acquisire da scanner le pagine con i bolli dal "Menù Strumenti" - "Gestione bolli per conservazione analogica" selezionando "Stampa codici a barre".
Le pagine con i bolli vengono inserite alla fine del file analogico.
Imprese in contabilità semplificata:
Le imprese in Contabilità Semplificata devono annotare nei registri Iva anche i movimenti non rilevanti ai fini di questa imposta, ma solo ai fini della dichiarazione dei redditi quali: ammortamenti, ratei, risconti e altri (nella cui causale è presente la barratura “Movimento su registro Iva non rilevante ai fini Iva”).
Per questi movimenti viene stampata la descrizione della causale invece del nominativo del cliente o fornitore.
Inoltre sia per le fatture che per gli altri movimenti inseriti perché rilevanti ai fini dei redditi, viene stampato il conto.
Professionista in contabilità semplificata che tiene solo i Registri Iva
I professionisti in Contabilità Semplificata che tengono i registri IVA devono annotarvi anche i movimenti non rilevanti ai fini di questa imposta, ma solo ai fini della dichiarazione dei redditi quali: ammortamenti, ratei, risconti e altri (nella cui causale è presente la barratura “Movimento su registro Iva non rilevante ai fini Iva”).
Per questi movimenti viene stampata la descrizione della causale invece del nominativo del cliente o fornitore.
Inoltre sia per le fatture che per gli altri movimenti inseriti perché rilevanti ai fini dei redditi, viene stampata la descrizione della colonna registri professionisti.
In presenza di ritenute o Enpam (rilevata nel campo "Enasarco/Enpam") queste saranno riportate nella stampa in automatico nella Data di incasso.
Problemi nella stampa definitiva
Si possono verificare casi in cui per un certo periodo non viene eseguita la stampa definitiva:
mancanza di registrazioni in Prima nota nel periodo selezionato; in tal caso è necessario barrare la casella "Stampa periodo vuoto" per stampare una pagina con l'indicazione del periodo senza movimenti oppure in alternativa modificare la "Data Stampa" in Configurazione azienda - Attività, nella sezione "Registri Iva", indicando manualmente la data di fine mese o trimestre senza registrazioni.
In questo modo si può procedere alla stampa definitiva del periodo successivo;
è stata già eseguita in precedenza la stampa definitiva del periodo; in tal caso è necessario eseguire la ristampa definitiva: modificare i dati del riquadro "Ultimo movimento" nella sezione "Registri Iva" della procedura guidata "Stampa registro Iva" inserendo i dati relativi alla stampa precedente.
E' obbligatorio effettuare la stampa definitiva sui registri IVA per aggiornare i totali progressivi in fondo alla stampa dell'ultima pagina del periodo.
Ristampa di registri
Per ristampare uno o più registri procedere come segue:
indicare il periodo da ristampare;
indicare la barratura "Stampa su registro";
cliccare su "Avanti";
selezionare con la barratura le caselle relative ai registri da ristampare;
per ogni registro, indicare nelle sezioni "Dati stampa" e “Numerazioni Iva” i dati relativi all'ultima pagina e all'ultimo progressivo stampati correttamente.
Se la ristampa parte dal 01/01 cancellare tutti i campi, per stampare i periodi successivi al 1/1 inserire i dati dell'ultimo movimento stampato;
cliccare su "Avanti" e terminare la procedura guidata per la stampa come di consueto.
La data “Ultima stampa” nella sezione "Dati stampa" non è modificabile, poiché visualizza il dato indipendentemente dalla ristampa, essendo la data riferita alla stampa effettivamente eseguita.