È possibile chiudere le partite direttamente dalla registrazione di incasso/pagamento quando l’azienda gestisce le partite e nella causale utilizzata per la registrazione di pagamento è presente la barratura “Chiusura partita da prima nota”.
Di seguito si fornisce un esempio delle impostazioni con cui la causale deve essere inserita.
Quando si registra una prima nota con una causale così impostata e si inserisce il cliente / fornitore nel rigo contabile, si apre una videata dove vengono riportate tutte le rate aperte per il soggetto appena inserito.
Nella videata vengono mostrate le scadenze aperte per il soggetto appena selezionato: occorre barrare le rate pagate/incassate con la registrazione. È possibile modificare l’importo della rata destinando la differenza ad abbuono oppure creando una nuova rata per l’importo residuo.
Confermando con F8 l’importo selezionato viene riportato in prima nota.
La videata si divide in due sezioni: nella parte superiore è visibile la ragione sociale del soggetto che si sta inserendo, assieme a quella degli altri soggetti eventualmente già inseriti nella registrazione. È possibile inserire l’importo complessivo pagato/incassato nel campo “Importo (per controllo quadratura)” in modo che nel campo “Differenza” sia calcolato il divario tra la somma indicata e la somma delle rate selezionate nella parte inferiore della videata. In caso di note di credito, l’importo avrà il segno meno.
Nella parte inferiore della videata, occorre selezionare le rate che vengono chiuse con la registrazione di pagamento.
Importo (netto rit.)
Campo attivo solo se la rata fa riferimento a una fattura ricevuta con ritenuta, con contributi Inps, Inail, Enasarco, registrati nei dati 770, o a una fattura emessa con ritenuta o Enasarco/Empam.
Da compilare in caso di pagamento parziale, indicando il pagamento al netto di ritenuta.
Pagamento parziale
Per esempio, si consideri il caso di una rata da pagare di 1.200 euro, di cui da pagare effettivamente 1.000 euro, in quanto 200 euro costituiscono ritenuta d’acconto. Vengono pagati effettivamente 500 euro, sui quali è stata applicata una ritenuta di 100 euro.
Nel campo va indicata la cifra di 500 euro.
Il successivo campo “Importo”, proposto in automatico, riporta il pagamento al lordo di ritenuta, quindi la cifra di 600 euro.
Pagamento totale
Se la rata di 1.200 euro viene pagata totalmente, anche se il pagamento effettivo al netto di ritenuta è di 1.000, non occorre indicare nulla nel campo “Importo (netto rit.)”.
Importo
Importo effettivamente pagato. Se differisce dall'importo della rata occorre inserire l'importo pagato. La differenza tra l’importo pagato e l’importo della rata viene mostrata nel successivo campo “Residuo”.
Occorre indicare se la differenza è un Abbuono e quindi non sarà pagata oppure è una “Nuova Rata” e quindi dovrà essere pagata in futuro. Solo in caso di importo pagato superiore a quello della rata, la differenza può essere imputata solo come Abbuono e non come nuova rata, in modo da non avere nelle partite rate di importo negativo, non giustificabili.
È possibile indicare nei Parametri aziendali dell’azienda, sezione “Gestione partite”, l’impostazione predefinita per il residuo delle rate pagate parzialmente. Nel campo “Utilizzo residuo per rate con incasso/pagamento parziale” selezionare uno dei valori “Abbuono”, “Abbuono fino a Euro” (specificando nel campo seguente l’importo entro il quale deve essere considerato un abbuono) o “Nuova rata”.
Quando viene eseguita la funzione sarà comunque possibile modificare l’utilizzo del residuo della rata.
Carica rate per insoluti
Cliccando sul bottone “Carica rate per insoluti” vengono mostrate, per il cliente/fornitore su cui si è posizionati, tutte le rate incassate per le quali non è stato già registrato un insoluto.
Selezionare le rate per le quali rilevare un insoluto; indicare l’importo ed eventualmente la data della nuova rata.
La rilevazione dell'insoluto avrà i seguenti effetti sulle rate indicate nelle partite:
lo stato della rata registrata come insoluto cambia da "Incassata/pagata" a "Incassata/pagata (ins)";
viene creata una nuova rata "Insoluto" con segno opposto alla rata precedente;
viene creata una nuova rata "Da incassare/pagare" con la data precedentemente stabilita.
NOTE:
La prima nota di pagamento dovrà essere compilata inserendo il conto di incasso/pagamento (banca o cassa), eventuali conti associati ad abbuoni, a spese di incasso e oneri bancari, con i relativi importi, ed eventuali giroconti previsti da particolari gestioni (es. professionisti che utilizzano i conti transitori oppure IVA differita). In questi casi, per ottenere in automatico la prima nota completa, è consigliabile utilizzare la procedura guidata “Incassi/pagamenti”.
Quando si effettua, direttamente da Prima Nota, la registrazione di un incasso o pagamento questo viene rilevato per un importo al netto di: Ritenute, Enasarco, Enpals, Premio Inail, Contr. car. terzi. riv.4%.
In automatico, solo nel caso di ritenute (sia trattenute che subite) e contributi registrati nei dati 770, viene gestita una seconda registrazione di storno dove, come contropartita, viene movimentato direttamente il cliente/fornitore. Per generare questa registrazione, occorre confermare il messaggio “Generazione prima nota per rilevazione immediata ritenute” o “Generazione prima nota per immediata dati 770”.
ESEMPIO
Ad esempio si suppone di dover registrare il pagamento di una fattura di 1000 euro con ritenuta di 200. Effettuare le registrazioni in Prima Nota come segue:
registrazione del pagamento per l’importo al netto della ritenuta:
Dare Fornitore 800
Avere Cassa o Banca 800
al salvataggio della prima nota, confermando il messaggio “Generazione prima nota per rilevazione immediata ritenute”, la procedura genererà una seconda registrazione.
Dare Fornitore 200
Avere Ritenuta 200
L’apertura della videata delle partite da chiudere non è attiva nel caso di riporto in automatico del cliente/fornitore nei righi contabili, per esempio nel caso di modello contabile, di riporto dai righi IVA o dai dati IVA nel caso di incasso di fatture con IVA a esigibilità differita.
La gestione opera solo durante l’inserimento della prima nota, non si attiva invece modificando i soggetti dopo il salvataggio. Durante l’inserimento, cliccando sul bottone “Partite”, è possibile verificare i dati inseriti nella videata di chiusura partite.
Questa gestione può essere utilizzata per chiudere le partite relative a fatture e note di credito dello stesso importo, ma occorre inserire due righi contabili associati al cliente-fornitore, uno per la fattura e uno per la nota di credito.
Le scadenze visualizzate nella videata di chiusura delle prime note sono filtrate per attività contabile; nelle aziende con più attività contabili, quindi, saranno visualizzate solo le scadenze generate con la stessa attività contabile della registrazione di pagamento che si sta inserendo.
Se nella stessa registrazione di pagamento, vengono inseriti 2 o più righi con lo stesso soggetto cliente/fornitore, e viene selezionata 2 volte (una per ogni rigo) la stessa rata, viene restituito il messaggio “La rata è già stata selezionata per lo stesso cliente/fornitore”. Occorre selezionare, per uno dei due righi, una rata diversa.