8.1.8 - Centri di costo/ricavo (Menù Configurazione Azienda)

Un centro di costo è la minima unità contabile di raggruppamento dei costi.

Può corrispondere ad un reparto, ad un gruppo di macchine, ad una sola macchina, ad un gruppo di persone o ad una sola persona.

Oltre ai centri di costo esistono anche centri di ricavo (zone di vendita, filiali).

L’archivio dei centri di costo o ricavo è strutturato a 99 livelli; i valori possono essere suddivisi verso altri centri di costo o ricavo di livello superiore, in base ai parametri di ripartizione inseriti in archivio.

Prima di inserire i centri di costo occorre predisporre un piano dei centri di costo, che abbia le caratteristiche di facilitare l’inserimento del centro di costo in prima nota e di arrivare al risultato finale voluto.

Si consiglia di non usare codici ravvicinati, in modo da lasciare spazio per inserimenti successivi, quindi per esempio anziché usare 1 - 2 - 3 utilizzare invece 10 - 20 - 30.

Il numero da indicare per il livello serve solo per la ripartizione dei centri di costo dal livello più basso (1) e più immediatamente riconducibile alla prima nota fino al livello più alto (99) corrispondente al risultato che la ripartizione permette di ottenere.

Esempio di piano dei centri di costo per rilevare i costi di due tipologie di prodotti, Alfa e Beta.

Esempio di piano dei centri di costo per rilevare i costi di una sede.

In entrambi gli esempi visti sopra in prima nota saranno normalmente imputati i centri di costo di livello 10, ma sarà anche possibile, quando ci sono le informazioni, indicare centri di costo di livello inferiore.

I centri di costo di livello 10 potranno essere ripartiti nei centri di costo di livello 20 e 30; i centri di costo di livello 20 saranno ripartiti in centri di costo di livello 30.

Come inserire centri di costo o ricavo

1. In Configurazione Azienda – Centri di costo/ricavo selezionare Periodicità centri di costo. Inserire il periodo di ripartizione dei centri di costo. La periodicità è indipendente dall’esercizio dell’azienda, può essere trimestrale, semestrale, ecc.

2. In Configurazione Azienda – Centri di costo/ricavo selezionare Anagrafica centri di costo. Nei Dati per centri di costo inserire i centri di costo/ricavo.

3. Nella sezione Dati per periodo inserire, per ogni centro di costo o ricavo intermedio, i centri di costo o ricavo riceventi. La ripartizione è utilizzata nella periodicità indicata; occorre inserire i centri di costo o ricavo riceventi, i parametri di ripartizione e cliccare su "Calcola ripartizione" per calcolare le percentuali. I centri di costo o ricavo riceventi devono essere di livello uguale o superiore.

4. Gli utenti che vogliono definire i centri di costo anche per i conti patrimoniali, devono indicare, nei Parametri aziendali, sezione Varie, la barratura "Movimenti analitici: gestione conti patrimoniali". In questa casistica, è consigliabile indicare anche le barrature "Movimenti analitici: messaggio se assenza" e "Movimenti analitici: riporto data registrazione", poste nella stessa sezione.

Esempio di inserimento dei centri di costo.

I centri di costo finali (indicati in questo esempio di livello 30) sono costituiti dalle sedi Alfa e Beta, delle quali occorre conoscere i costi complessivi.

Le spese amministrative (livello 20) vengono ripartite in base al personale di ogni sede (25 sede Alfa, 15 sede Beta).

Cliccando su "Calcola ripartizione" vengono calcolate le percentuali:

Le spese commerciali (livello 20) vengono ripartite sulla base delle spedizioni che partono da ogni sede (800 sede Alfa, 600 sede Beta):

Gli acquisti di merci (livello 10) vengono suddivisi tra acquisti direttamente imputabili alle sedi e acquisti non imputabili alle sedi ma come spese amministrative o commerciali.

Come collegare i centri di costo o ricavo alla contabilità

1. È possibile collegare i centri di costo o ricavo al conto direttamente nel piano dei conti dell’azienda. Selezionare un conto di tipo economico e nella sezione "Dettaglio analitico" inserire i centri di costo verso cui far confluire l’importo del conto indicato in prima nota, inserire i parametri di ripartizione, cliccare su "Calcola ripartizione" per calcolare le percentuali.

È possibile effettuare una diversa ripartizione per ogni attività contabile.

E' possibile associare i centri di costo ai beni ammortizzabili, tramite la funzione "Modifica beni ammortizzabili" o sui singoli beni ammortizzabili, per generare i entri di costo delle prime note di ammortamento e di vendita dei beni.

Nelle Operazioni periodiche, voce "Generazione movimenti analitici di prima nota", selezionando il periodo da generare, è possibile imputare al conto in tutte le prime note la ripartizione inserita nel piano dei conti. Per non modificare precedenti inserimenti selezionare solo la barratura "Non presenti".

2. Per ogni conto economico indicato in prima nota è possibile associare manualmente i centri di costo, sia quando l’associazione è già stata effettuata nel piano dei conti come visto sopra sia quando non è stata effettuata.

Per associare ogni conto economico della prima nota ad un centro di costo, indicare il centro di costo nel campo "Centro C.R." in prima nota; cliccare su "Genera mov. analitici" per inserire la ripartizione nella sezione "Analitica".

Se invece occorre associare più centri di costo, dopo aver compilato la prima nota, selezionare "Analitica". Sono visibili tutti i conti economici presenti in prima nota. Per ognuno è possibile indicare i centri di costo o ricavo, di qualsiasi livello, in cui l’importo va imputato.

Con il pulsante "Riporta analitica" viene riportata la ripartizione indicata nel piano dei conti, cancellando eventuali indicazioni già effettuate nella sezione "Centri di costo" della videata. Con il pulsante "Aggiorna analitica" si inserisce la ripartizione presente nella sezione "Centri di costo" della videata nel piano dei conti, sovrascrivendo un’eventuale ripartizione già presente.

Esempio di inserimento del conto "Spese di cancelleria" in un unico centro di costo, nella sezione "Centri di costo" dei Movimenti analitici di Prima nota:

Nota: quando c’è un solo centro di costo o ricavo verso cui viene effettuata la ripartizione, come parametro è possibile indicare qualsiasi cifra, la percentuale calcolata sarà sempre 100.

Esempio di inserimento del conto "Spese di cancelleria" in due centri di costo:

Come modificare una precedente ripartizione errata

Nel caso di modifica di una precedente ripartizione del conto errata nel piano dei conti, per correggere i movimenti analitici delle prime note già inserite è sufficiente eseguire la Generazione movimenti analitici di prima nota (Operazioni Periodiche) con la barratura "Generati in automatico". Le ripartizioni del conto generate in base alla precedente indicazione nel piano dei conti saranno rigenererate sulla base delle nuove indicazioni.

Utilizzo dei centri di costo-ricavo in associazione con conti patrimoniali

È possibile associare i centri di costo anche a conti patrimoniali, compresi i clienti-fornitori.

Per attivare questa associazione occorre barrare "Movimenti analitici: gestione conti patrimoniali" nei Parametri aziendali (sezione "Varie").

Sarà di conseguenza possibile associare, nel piano dei conti dell’azienda, i centri di costo anche ai conti patrimoniali compresi i clienti-fornitori; inoltre indicando il centro di costo per tutta la prima nota, questo sarà associato anche ai conti patrimoniali.

Le stampe e le liste di controllo stamperanno anche i conti patrimoniali.

Se viene tolta la barratura "Movimenti analitici: gestione conti patrimoniali" nei parametri aziendali le associazioni di centri di costo con conti patrimoniali già presenti in prima nota non vengono eliminate automaticamente ma occorre eseguire anche la funzione "Generazione movimenti analitici di prima nota" barrando la casella "Canc. mov. analitici di Prima Nota riferiti a Conti Patrimoniali". In questo modo verranno cancellati i movimenti analitici di Prima Nota legati ai Conti Patrimoniali e la sezione Dettaglio analitica sul piano dei conti aziendale per i Conti Patrimoniali.

Nel caso di utilizzo dei centri di costo associati ai conti patrimoniali, è consigliabile indicare anche le altre barrature poste nella sezione “Varie” dei Parametri aziendali: “Movimenti analitici: messaggio se assenza”, in modo che siano segnalate le prime note senza attribuzione di centri di costo e “Movimenti analitici: riporto data registrazione”, in modo che il bilancio per centri di costo sia fatto sulla falsa riga del bilancio ordinario in base alla data di registrazione e non alla data del documento.

Sulle registrazioni di incasso-pagamento è prevista una gestione automatica di riporto del centro di costo dalla fattura pagata. Il riporto automatico viene fatto quando si verificano le seguenti condizioni:

1. devono essere gestite le partite;

2. la registrazione del pagamento viene generata con la funzione di incassi-pagamenti oppure  la registrazione della fattura genera in automatico la registrazione di pagamento (la registrazione diretta del pagamento in prima nota non genera in automatico i centri di costo).

È gestita in automatico anche l’apertura di esercizio con la contestuale apertura dei centri di costo, sulla base dei saldi dei centri di costo dell’esercizio precedente.

Stampe e liste di controllo

• Bilancio per centri di costo (Operazioni periodiche – Stampe): stampa, per ogni centro di costo o ricavo, i saldi dei conti che sono stati attribuiti al centro di costo o ricavo.

• Lista di controllo (Operazioni periodiche – Ripartizione per centri di costo/ricavo): viene generata con la funzione di Ripartizione per centri di costo/ricavo; indica gli importi attribuiti ai centri di costo o ricavo dai conti, dai centri di costo o ricavo di livello inferiore e gli importi ripartiti verso centri di costo o ricavo di livello superiore.

• Lista Prima nota mov. analitici (Operazioni periodiche - Liste): stampa i costi/ricavi delle prime note a cui è associato almeno un centro di costo/ricavo.

Per visualizzare i costi/ricavi a cui non è associato nessun centro di costo, oppure sono associati per un importo diverso rispetto all'ammontare indicato in Prima nota, indicare la barratura "Stampa conti senza centri di costo".

• Scheda contabile (Operazioni Giornaliere - Scheda Contabile): indicando il centro di costo, vengono stampati solo gli importi associati al centro di costo.