L’archivio gestisce la predisposizione dei dati di spesa sanitaria a cura dei medici per la trasmissione al sistema Tessera Sanitaria per la precompilazione della dichiarazione dei redditi, prevista dall’articolo 3 comma 3 del D.Lgs. 175/2014.
L’articolo 3, comma 3 del D. Lgs. 175/2014 prevede che il Sistema Tessera Sanitaria, metta a disposizione dell’Agenzia delle entrate le informazioni concernenti le spese sanitarie sostenute dai cittadini, ai fini della predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata. A tal fine, la stessa disposizione stabilisce che le suddette informazioni debbano essere trasmesse telematicamente al Sistema Tessera Sanitaria dalle strutture sanitarie accreditate e dagli iscritti all’albo dei medici chirurghi e degli odontoiatri.
Articolo 3, comma 3, del D. Lgs. 175/2014:
3. Ai fini della elaborazione della dichiarazione dei redditi, le aziende sanitarie locali, le aziende ospedaliere, gli istituti di ricovero e cura a carattere scientifico, i policlinici universitari, le farmacie, pubbliche e private, i presidi di specialistica ambulatoriale, le strutture per l'erogazione delle prestazioni di assistenza protesica e di assistenza integrativa, gli altri presidi e strutture accreditati per l'erogazione dei servizi sanitari e gli iscritti all'Albo dei medici chirurghi e degli odontoiatri, inviano al Sistema tessera sanitaria, secondo le modalita' previste dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 26 marzo 2008, attuativo dell'articolo 50, comma 5-bis, del decreto-legge 30 settembre 2003, n. 269, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 novembre 2003, n. 326, e successive modificazioni, i dati relativi alle prestazioni erogate nel 2015 ad esclusione di quelle gia' previste nel comma 2, ai fini della loro messa a disposizione dell'Agenzia delle entrate. Le specifiche tecniche e le modalita' operative relative alla trasmissione telematica dei dati, sono rese disponibili sul sito internet del Sistema tessera sanitaria.
La trasmissione dei dati deve essere eseguita entro il 31/01 dell’anno successivo a quello di riferimento e assume cadenza annuale.
In questo archivio devono essere indicate le fatture e le note di credito emesse, che devono essere trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria.
E' possibile utilizzare l'archivio anche per l'inserimento di fatture emesse a nome di strutture sanitarie. Per queste, non è prevista la gestione con Tuttok, in quanto devono essere inviate dal titolare o da un rappresentante con le proprie credenziali.
PROCEDURA OPERATIVA DA SEGUIRE PER INSERIRE I MOVIMENTI NELL’ARCHIVIO "TESSERA SANITARIA"
In Anagrafica azienda indicare, nella sezione "730 precompilato", la barratura “Comunicazione Tessera sanitaria”, per attivare la gestione e il “Tipo Spesa” predefinito:
Il tipo di spesa predefinito viene proposto in tutte le prime note, per cui, anche se non obbligatorio, è consigliabile inserirlo per velocizzare l'inserimento dati.
Per le tipologie di aziende per cui si registrano i corrispettivi (ottici o parafarmacie), occorre indicare il numero di registratori di cassa gestiti nel campo "Numero registratori di cassa". Il campo è obbligatorio per attivare la gestione dei corrispettivi, inoltre il numero del registratore di cassa associato al corrispettivo è un dato obbligatorio per lo scaricamento delle operazioni documentate da scontrino.
Soggetto che invia la comunicazione per conto proprio
Nel caso il soggetto che deve inviare la comunicazione, non delega lo studio alla trasmissione, ma effettua l'invio per conto proprio, occorre barrare "Comunicazione effettuata direttamente dal medico/struttura sanitaria". Con questa opzione, le credenziali di invio della comunicazione non saranno quelle del responsabile dello studio ma quelle del medico o del responsabile della struttura sanitaria.
Strutture sanitarie che devono inviare la comunicazione tramite Asl
Le strutture sanitarie accreditate, che devono inviare i dati alla Asl, la quale procederà all'invio, devono barrare "Gestione strutture sanitarie/medici SSN (scaricamento su disco)". Per queste casistiche non è infatti previsto l'invio diretto della comunicazione, ma solo lo scaricamento del file su disco.
Strutture sanitarie non accreditate
Si tratta di studi medici, veterinari ecc. che non sono mai stati accreditati dalla regione, dal comune o dall'Asl. Queste strutture emettono fatture a nome proprio, ma per lo scaricamento non devono identificarsi come struttura. Sarà il medico legale rappresentante a inviare la comunicazione. Per farlo occorre indicare il campo "Codice fiscale proprietario". Non devono essere compilati, per questa casistica, i campi "Codice Regione", "Codice Asl", "Codice SSA".
Per i casi di invio tramite delega allo studio, nella sezione "Intermediari"; indicare l’intermediario (necessario per il trasferimento in TuttOK).
Nel caso in cui uno studio associato debba inviare la comunicazione, tramite un medico rappresentante, occorre indicare il medico rappresentante nel campo "Dichiarante diverso dal contribuente" dell'Anagrafica azienda. In questo modo, nella comunicazione saranno inviati il codice fiscale del medico e, per ogni operazione, la partita Iva dello studio associato.
Solo per chi non ha registrato le fatture emesse durante l'anno: eseguire la funzione Utility – Prima nota - Inserimento rapido archivio Tessera Sanitaria, per riportare massivamente dalla prima nota all’archivio i dati relativi ai documenti emessi, indicando l’anno e il valore “Inserimento da prima nota”. La funzione di inserimento rapido, indicando tra le impostazioni l'anno 2016, riporta in archivio tutti i documenti emessi nel 2016.
Cliccare su “Avanti” e, nelle videate successive, lasciare la selezione di tutte le prime note. Il riporto in archivio, sia dall’utilità che direttamente dalla prima nota, considera tutti i documenti emessi.
Per i corrispettivi l'inserimento deve essere fatto dalla funzione di Inserimento rapido corrispettivi o direttamente in archivio.
Nell'archivio devono essere presenti i documenti emessi il cui pagamento è avvenuto nel 2016. Nel caso le fatture di anni precedenti (del 2015) non siano confluite nell'archivio Tessera Sanitaria, si consiglia di eseguire la funzione di inserimento rapido come indicato sopra, ma impostando l'anno 2015 (solo le fatture con data pagamento 2016 saranno comunicate).
Per effettuare verifiche sui dati anagrafici dei clienti (eventuale presenza di partita Iva, di un codice fiscale errato), sull'utilizzo di contropartite patrimoniali per il documento, sul pagamento del documento, eseguire la “Lista Verifica Tessera Sanitaria” con la barratura “Verifica archivio”.
ATTENZIONE:
Per contrassegnare in archivio le fatture che non riguardano spese mediche (per esempio, cessione di beni strumentali), è necessario indicare nessun Tipo spesa nell’archivio. Con il Tipo spesa vuoto, la fattura non sarà comunicata anche se presente in archivio.
Lo scaricamento delle informazioni avviene sulla base della data di pagamento. E’ quindi necessario inserire in archivio anche i documenti emessi prima del 2016, se il pagamento è avvenuto nel 2016. Per farlo è possibile utilizzare la funzione Utility – Prima nota - Inserimento rapido archivio Tessera Sanitaria.
Esempio di compilazione per l'invio di documenti con dati modificati
Esempio: modifica dei dati di un documento accolto con segnalazione
In caso un documento sia accolto “con segnalazione” dal sistema TS e, dopo aver corretto l’errore, si vuole rimandare il documento, questo dovrà essere inviato con Tipo operazione = “Variazione”.
Nell’archivio Tessera sanitaria, selezionare il documento e:
1) Togliere la barratura “Scaricato”
2) Indicare Tipo operazione = variazione
3) Effettuare le modifiche necessarie
Procedere con lo scaricamento dell’azienda senza indicare la barratura “Riscarica forniture”, in modo da scaricare solo il dato modificato
Esempio: modifica dei dati di un documento non accolto
In caso un documento non sia accolto dal sistema TS e, dopo aver corretto l’errore, si vuole rimandare il documento scartato, questo dovrà essere inviato con Tipo operazione = “Inserimento”.
Nell’archivio Tessera sanitaria, selezionare il documento e:
1) Togliere la barratura “Scaricato”
2) Effettuare le modifiche necessarie
Procedere con lo scaricamento dell’azienda senza indicare la barratura “Riscarica forniture”, in modo da scaricare solo il dato modificato
Esempio: modifica di un numero documento errato
Se si vuole correggere il numero documento, il documento fiscale con numero documento sbagliato deve essere cancellato, per cui deve essere inviato con Tipo operazione = “Cancellazione” e mandato il documento con numero documento corretto con Tipo operazione = “Inserimento”.
Se il documento che si vuole correggere è un “Rimborso”, deve essere inviato con Tipo operazione = “Cancellazione” e reinviato con i dati corretti con Tipo operazione = “Inserimento”.
ARCHIVIO
Codice fiscale
Il primo campo Codice fiscale richiede l'indicazione del codice fiscale senza l'inserimento del soggetto in Anagrafica Unica. E' alternativo al campo cliente, che può essere utilizzato quando il cliente è presente in Anagrafica Unica.
Sul codice fiscale viene effettuato il controllo di correttezza formale.
Data documento
Data di emissione del documento
Numero documento
Numero del documento.
Per le fatture, in automatico, dalla prima nota, per permettere di gestire lo stesso numero associato a più numerazioni o registri Iva, viene riportata anche la numerazione.
Per i corrispettivi è un progressivo numerico, univoco per data e per numero registratore di cassa.
Tipo spesa
Attività di medico / odontoiatra: indicare una delle seguenti tipologie di spesa:
IC = Interventi di chirurgia estetica e medicina estetica, ambulatoriali o ospedalieri;
SR = Spese per prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale esclusi gli interventi di chirurgia estetica e medicina estetica; visite mediche generiche e specialistiche o prestazioni diagnostiche e strumentali; prestazioni chirurgiche ad esclusione della chirurgia estetica e della medicina estetica; ricoveri ospedalieri ad esclusione della chirurgia estetica e della medicina estetica e delle spese riguardanti il confort; certificazioni mediche;
SR – 2 = Visite in inframoenia
AA = Altre spese sostenute dagli assistiti, non comprese nell’elenco precedente
Nessun valore nel caso la fattura non debba essere trasmessa.
Attività di struttura sanitaria: indicare una delle seguenti tipologie di spesa:
CT = Cure Termali
IC = Interventi di chirurgia estetica e medicina estetica, ambulatoriali o ospedalieri;
PI = protesica e integrativa;
SR = Spese per prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale esclusi gli interventi di chirurgia estetica e medicina estetica; visite mediche generiche e specialistiche o prestazioni diagnostiche e strumentali; prestazioni chirurgiche ad esclusione della chirurgia estetica e della medicina estetica; ricoveri ospedalieri ad esclusione della chirurgia estetica e della medicina estetica e delle spese riguardanti il confort; certificazioni mediche;
SR – 2 = Visite in inframoenia
TK = Ticket
TK - 1 = Ticket di pronto soccorso
AA= Altre spese
Nessun valore nel caso la fattura non debba essere trasmessa.
Attività di veterinario: indicare una delle seguenti tipologie di spesa:
FV = Farmaci veterinari
SV = Spese veterinarie
Attività di psicologo, infermiere, ostetrica, ostetrico, radiologo, indicare la seguente tipologia di spesa:
SP = Prestazione sanitaria
Attività di ottico, indicare una delle seguenti tipologie di spesa:
AD = Dispositivi medici con marcatura CE: spese relative all’acquisto o affitto di dispositivi medici con marcatura CE
AA = Altre spese
In automatico viene riportato il tipo spesa indicato in Anagrafica azienda.
Sono previsti 3 campi di inserimento per poter differenziare il tipo spesa, quando la fattura comprende diverse tipologie di spesa.
Importo
Indicare l’importo associato a ogni tipo spesa. Viene riportato in automatico dalla prima nota.
Numero registratore di cassa
Indicare il numero del registratore di cassa. Si tratta di un numero progressivo che serve per distinguere i corrispettivi emessi da diversi registratori. Non deve corrispondere a indicatori realmente associati al registratore.
Il numero del registratore di cassa contrassegna il dato come scontrino emesso e viene scaricato nella comunicazione in un formato predefinito (10, 20, ...) per distinguerlo dal codice riservato alle fatture (1).
Data di pagamento (considerata solo in assenza di partita collegata)
In questo campo, in automatico, viene riportata la data del documento. Nei casi in cui il pagamento non avviene in contanti, tale data deve essere rettificata.
Nel caso di più pagamenti avvenuti nello stesso anno, deve essere indicata l’ultima data di pagamento.
Se è gestito l’archivio partite, non è necessario fare rettifiche, in quanto la data trasmessa viene ricavata dalla partita di riferimento. Diversamente il dato deve essere integrato manualmente: se il pagamento avviene in quote parziali in anni diversi, deve essere duplicato l’inserimento in archivio (cliccando su “Nuovo + copia”), indicando nel campo “Importo” l’importo pagato in ogni anno.
È possibile disattivare il controllo sulle partite, indicando, nei Parametri aziendali, sezione “Varie”, la barratura “Export F24, 770, Cert. Unica e Tessera San.: Escludi controllo partite (da utilizzare se partite non gestite correttamente)”.
Per i corrispettivi viene automaticamente impostata pari alla data di registrazione, e su di essa non c'è il controllo delle partite.
Data registrazione
Data di registrazione del documento in contabilità.
Tipo operazione
Indica il tipo di operazione in rapporto alla trasmissione dei dati:
Inserimento – riportato in automatico per le fatture, è un dato che deve essere trasmesso nella prima comunicazione effettuata.
Variazione – da indicare manualmente, per rettificare documenti già trasmessi in una precedente comunicazione. Si precisa che in una seconda comunicazione, vengono trasmessi solamente i dati che non hanno la barratura di “Scaricato” (a meno che si selezioni “Riscarica”). In questo modo è possibile eseguire una nuova comunicazione con i soli movimenti rettificati.
Rimborso – riportato in automatico per le note di credito: i rimborsi possono essere comunicati solo per documenti già trasmessi in una precedente comunicazione o compresi nella stessa.
Cancellazione – da indicare manualmente, per cancellare un dato già trasmesso in una precedente comunicazione.
In caso un documento sia accolto “con segnalazione” dal sistema TS e, dopo aver corretto l’errore, si vuole rimandare il documento, questo dovrà essere inviato con Tipo operazione = “Variazione”.
In caso un documento non sia accolto dal sistema TS e, dopo aver corretto l’errore, si vuole rimandare il documento scartato, questo dovrà essere inviato con Tipo operazione = “Inserimento”.
Se si vuole correggere il numero documento, il documento fiscale con numero documento sbagliato deve essere cancellato, per cui deve essere inviato con Tipo operazione = “Cancellazione” e mandato il documento con numero documento corretto con Tipo operazione = “Inserimento”.
Se il documento che si vuole correggere è un “Rimborso”, deve essere inviato con Tipo operazione = “Cancellazione” e reinviato con i dati corretti con Tipo operazione = “Inserimento”.
Cliente
Indicare il soggetto destinatario del documento. Si tratta di un campo alternativo all'indicazione del codice del soggetto nel primo campo.
Viene riportato in automatico dalla prima nota.
In Anagrafica Unica deve essere presente il codice fiscale del cliente. Per verificare se tutti i soggetti hanno il codice fiscale, è possibile stampare la lista Piano dei conti e clienti/fornitori (nel menù Configurazione Azienda – Liste), con la barratura “Controllo Anagrafiche” e, nella sezione Filtri validi per tutti i tipi di stampa, indicare “senza codice fiscale”.
Nella videata, il codice fiscale viene riportato nel campo successivo, se presente.
Nota di accredito
L’indicatore contrassegna le note di accredito.
Data doc. (Fattura rif.)
Data della fattura a cui fa riferimento la nota di credito, da indicare obbligatoriamente solo con quella tipologia di documento.
Numero doc. (Fattura rif.)
Numero della fattura a cui fa riferimento la nota di credito (dato obbligatorio).
Riferimento prima nota
Se presente, indica la prima nota dalla quale sono stati riportati i dati in archivio.
Note:
Tutte le fatture vanno trasmesse al sistema Tessera Sanitaria, anche se rimborsate da fondi assicurativi in tutto o in parte, comprendendo anche la quota pagata da fondi assicurativi. Occorre comunque rispettare il criterio per cassa, per cui se il pagamento della quota pagata dall'assicurazione avviene nell'anno successivo, la relativa quota dovrà essere comunicata l'anno successivo. Questo avviene in automatico per chi gestisce le partite. Diversamente il dato deve essere integrato manualmente: se il pagamento avviene in quote parziali in anni diversi, deve essere duplicato l’inserimento in archivio (cliccando su “Nuovo + copia”), indicando nel campo “Importo” l’importo pagato in ogni anno.
Le fatture a importo zero non devono essere comunicate in quanto non hanno nessuna spesa da trasmettere. La procedura, in automatico, non le inserisce in archivio.
Le note di credito vengono automaticamente riportate come "rimborsi". L’importo viene sempre comunicato con segno positivo.
L'archivio non viene generato nei casi in cui il cliente ha un codice fiscale di 11 caratteri oppure ha la barratura di "Escludi da Tessera Sanitaria" nel piano dei conti dell'azienda.