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(F6) nell'archivio
"Anticipi Clienti/Fornitori" ed inserire i dati relativi all'anticipo.
Cliccare sul 
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La presente funzione deve essere utilizzata solo se l'anticipo non è accompagnato da fattura, dunque quando non è previsto il versamento dell'imposta, ad esempio per le parcelle pro-forma, che non comprendono IVA.
Procedura operativa per la registrazione di un anticipo
Nella sezione "Gestione Partite" dei parametri aziendali inserire i dati utili per la registrazione dell'apertura e della chiusura dell'anticipo, ovvero: causale "Apertura Anticipo", causale "Chiusura Anticipo", conto "Anticipo Inc./Pag.", conto "Anticipo Cliente" e conto "Anticipo Fornitore".
L'inserimento di questi dati nei parametri aziendali è facoltativo; tuttavia è comodo per evitare di inserirli in ogni anticipo che viene creato.
Cliccare su (F6) nell'archivio
"Anticipi Clienti/Fornitori" ed inserire i dati relativi all'anticipo.
Cliccare sul .
Sarà automaticamente effettuata la seguente registrazione (ad es. per un anticipo al fornitore):
Fornitori c/anticipi a Cassa
Se viene posta la domanda “Prima nota già generata. Continuare?” significa che la prima nota è già stata generata. Rispondendo SI, viene generata una nuova prima nota (la precedente prima nota non viene modificata).
In prima nota registrare la fattura definitiva.
Al salvataggio rispondere "Si" alla domanda "Selezionare un anticipo per il soggetto cliente/fornitore?". Vengono visualizzati tutti gli anticipi aperti per il soggetto in questione; selezionare l'anticipo di riferimento. E' possibile selezionare anche più anticipi per lo stesso soggetto.
In automatico la procedura effettuerà le seguenti operazioni:
se per l'attività sono gestite le partite e se nella fattura è stato inserito il codice di pagamento, sarà possibile selezionare fino ad un massimo di 10 anticipi per partita. Nella partita collegata verrà stornato l'importo già incassato/pagato o verrà chiusa la partita se la somma degli importi degli anticipi selezionati è uguale al totale della fattura;
verrà effettuata la registrazione della chiusura degli anticipi con la seguente movimentazione in prima nota:
Rossi Mario a Fornitori c/anticipi
Creazione di una partita contestualmente alla registrazione di un anticipo
La prima nota di registrazione dell’anticipo, può creare una partita. Nel caso di un cliente, sarà una partita passiva, nel caso di un fornitore sarà una partita attiva.
È possibile impostare nei Parametri aziendali, o direttamente nella videata di inserimento degli anticipi, l’opzione “Gestione partita nell’apertura anticipi”. L’opzione permette:
il riporto automatico del cliente o del fornitore nel campo “Conto anticipi” (è necessario un cliente o un fornitore in prima nota, per generare la partita)
l’abilitazione del campo “Codice inc./pag.”, in modo che nella prima nota sia inserito il codice di pagamento necessario alla partita (il codice di pagamento viene riportato in automatico dai parametri aziendali)
di visualizzare messaggi di controllo quando la causale inserita non gestisce la partita o quando nel campo “Conto anticipo” non è presente un cliente/fornitore.
La partita viene chiusa in automatico quando, dopo aver registrato una fattura, si seleziona l’anticipo per la chiusura dello stesso.
Importo dell'anticipo maggiore di quello della fattura
Se sono stati versati/ricevuti uno o più anticipi per un importo totale maggiore dell'importo della fattura la procedura lo segnala in fase di selezione degli anticipi con il seguente messaggio di avviso: "L’anticipo supera l’importo della fattura. Verrà generato un anticipo per la differenza”.
Se il messaggio viene confermato, la parte di anticipo non utilizzata confluirà in un nuovo anticipo, mentre l’anticipo selezionato sarà chiuso. Nel caso di gestione delle partite per l’anticipo, una rata pari all’importo della fattura sarà contrassegnata come incassata/pagata, e sarà inserita una nuova rata da incassare/pagare per il residuo.
Se il messaggio non viene confermato, l’anticipo non sarà associato alla fattura.
Fatture emesse con ritenute – Fatture ricevute con dati 770
Se nella fattura emessa sono comprese ritenute/contributi o se il soggetto della fattura è un percipiente con la chiusura dell'anticipo saranno registrate anche le ritenute e i contributi.
Rigenerazione della chiusura di uno o più anticipi
In caso di errata registrazione della fattura è necessario effettuare le seguenti operazioni.
Cancellare il movimento di registrazione della fattura definitiva. Verrà automaticamente cancellata anche la relativa partita;
cancellare il movimento di chiusura dell'anticipo;
nell'archivio "Anticipi Clienti/Fornitori" scegliere uno o più anticipi da chiudere e togliere la barratura "Anticipo Chiuso";
registrare nuovamente la fattura definitiva;
al salvataggio della fattura scegliere l'anticipo o gli anticipi di riferimento.
Come associare manualmente un anticipo alla partita della fattura
La procedura operativa di seguito indicata può essere eseguita quando è stato risposto "No" alla domanda "Selezionare un anticipo per il soggetto cliente/fornitore?" durante il salvataggio della prima nota definitiva.
Registrare il movimento di chiusura dell'anticipo e mettere la barratura di "Chiuso" all'anticipo di riferimento;
aprire la partita del cliente/fornitore;
nel campo "Anticipo collegato" della sezione "Anticipi" mettere il numero dell'anticipo collegato;
nella sezione "Dettaglio rate" cliccare sul bottone "Genera rate".
Verrà inserita una rata "Incassata/Pagata" dell'importo dell'anticipo e verrà chiusa la partita se l'importo dell'anticipo è uguale al totale da pagare della partita.
DATI DELL'ANTICIPO
Descrizione
Inserire la descrizione dell'anticipo.
La descrizione sarà riportata nelle note dei righi contabili in Prima nota e viene stampata nelle liste partite se viene gestita la partita.
Num.
Numero dell'anticipo.
Cliente/Fornitore
Selezionare il cliente o il fornitore di riferimento per l'anticipo.
Centro di costo
Indicare il centro di costo. In questo modo, per chi gestisce i centri di costo sui conti patrimoniali, la registrazione creata in automatico dalla procedura sarà comprensiva del centro di costo.
Data registrazione
Inserire la data di registrazione dell'anticipo.
Importo anticipo
Inserire l'importo dell'anticipo.
Spese bancarie
Per gli anticipi a fornitori è possibile indicare l’importo delle spese bancarie (si veda ad esempio il caso di un pagamento tramite bonifico bancario).
L'importo indicato verrà poi riportato in prima nota con segno "Dare" quando verrà effettuata la generazione della registrazione di apertura dell’anticipo.
Anticipo chiuso
La casella viene automaticamente barrata quando dalla prima nota viene selezionato un anticipo da chiudere.
Visualizzazione dei soli anticipi aperti
Per visualizzare solo gli anticipi aperti all'apertura della ricerca
è necessario premere CTRL F5 o cliccare sul pulsante 
,
cliccare sul bottone 
del
campo "Chiuso", scegliere la voce "Falso". Salvare
le impostazioni cliccando sul bottone 
.
Gestione partita nell’apertura anticipi
Questa barratura permette:
il riporto automatico del cliente o del fornitore nel campo “Conto anticipi” (è necessario un cliente o un fornitore in prima nota, per generare la partita);
l’abilitazione del campo “Codice inc./pag.”, in modo che nella prima nota sia inserito il codice di pagamento necessario alla partita (il codice di pagamento viene riportato in automatico se è associato al cliente o al fornitore, nel piano dei conti dell’azienda);
di visualizzare messaggi di controllo quando la causale inserita non gestisce la partita o quando nel campo “Conto anticipo” non è presente un cliente/fornitore.
Può essere inserita nei Parametri aziendali, sezione “Partite”, in modo che sia proposta in automatico tutte le volte che si inserisce un anticipo.
Generazione apertura anticipo in Prima Nota
Cliccare sul bottone per effettuare la registrazione dell'apertura dell'anticipo in Prima nota.
Apertura / Chiusura anticipo: Prima Nota generata
Riferimenti della registrazione di apertura e della registrazione di chiusura riportati automaticamente dalla procedura.
Nella gestione dei professionisti per cassa e delle imprese in contabilità semplificata per cassa indicare una causale chiusura con la gestione IVA (barratura "Movimento su registro IVA non rilevante ai fini IVA"), come "INCA" o "PAG" presenti in Banca dati.
Cliccando sul bottone a destra del campo, è possibile visualizzare la prima nota in cui l’anticipo è stato registrato.
DATI PER REGISTRAZIONE ANTICIPI IN PRIMA NOTA
I dati di seguito indicati sono riportati in automatico dai Parametri aziendali, se indicati nella sezione "Gestione Partite".
Attività contabile
Inserire l'attività contabile di riferimento.
Causale apertura / Causale chiusura
Causale utilizzata per la registrazione dell'apertura e della chiusura dell'anticipo. È possibile indicare solo causali di tipo "contabile" (non IVA).
Messaggio "La causale di apertura deve avere la Gestione Partite = Creazione": viene restituito quando è presente la barratura "Gestione partita nell’apertura anticipi", e segnala che la causale non ha la gestione delle partite. Per impostare la gestione partite nella causale, occorre selezionare la Tabella causali (menù Tabelle/Anagrafiche), posizionarsi sulla causale utilizzata e indicare Gestione Partite = Creazione. Altrimenti selezionare una diversa causale che ha questa impostazione.
Conto Inc./Pag.
Conto utilizzato per la registrazione dell'incasso o del pagamento dell'anticipo (es. Cassa).
E’ possibile indicare come conto di incasso/pagamento anche un cliente/fornitore; verrà rilevato nella prima nota di apertura anticipo generata.
Conto Spese bancarie
Conto utilizzato per la registrazione delle spese bancarie.
Conto anticipo Clienti / Conto anticipo Fornitori
Conto utilizzato per l'apertura del debito verso il cliente (es. Clienti c/anticipi) o del credito verso il fornitore (es. Fornitori c/anticipi).
E' possibile anche rilevare in Prima Nota l'anticipo direttamente con il conto Cliente o Fornitore (ad esempio la registrazione dell'anticipo: Fornitore Alfa a Banca c/c).
Codice Inc./Pag.
Codice di pagamento. Viene riportato nella prima nota ed è obbligatorio quando si vuole aprire una partita per la registrazione di anticipo. Il codice viene proposto quando è stato inserito nei Parametri aziendali, sezione “Anticipi cli./for.”.
Il codice di pagamento deve avere una sola rata (è presente un controllo bloccante), altrimenti non può essere gestita la casistica di anticipo di importo più alto della fattura, nelle partite.